El Gobierno de Islas B. nos ha pedido que justifiquemos el 100% de un proyecto, aunque no nos lo ha financiado todo y no tenemos todas las facturas

Sólamente la entidad financiadora pueda responderle a su duda de qué va a aceptar como justificante y qué no.
De todos modos, es muy probable, que el acuerdo con el Ministerio y el justificante de pago, sean suficiente.

Sí les recomiendo, que por transparencia le pidan al Ministerio, que les facilite información del uso y distribución del dinero que le dieron.

Estimada Raquel:

En primer lugar deberías revisar el convenio suscrito entre vuestra entidad y el Govern de le Illes, las bases reguladoras de la concesión de la subvención, así como también (si existiese) el manual para la elaboración de justificaciones (o documento equivalente) que se os hubiese entregado por parte de ésta administración. En ellos se debe recoger la normativa aplicable y las pautas para que justifiquéis los fondos concedidos.
En cualquier caso, el Govern, tiene potestad –dentro del marco legal existente en la materia- para reglamentar la justificación, indicar que tipo de documentación justificativa del gasto es admisible, cuando y de que forma se le presenta y si es sustituible por otro tipo de documento (al carecer como indicas de facturas).
Dado que la financiación concedida se dirige a un proyecto/programa que tiene una finalidad (objetivo/resultados/etc.) a conseguir con un conjunto de acciones (y por tanto de recursos), puede –y en este caso tal como indicas, lo hace- solicitar se le justifique la realización de TODA la intervención.
Ten en cuenta que de acuerdo a la Ley de Subvenciones (Art. 30) “Los gastos se acreditarán mediante facturas y demás documentos de valor probatorio equivalente con validez en el tráfico jurídico mercantil o con eficacia administrativa, en los términos establecidos reglamentariamente”. …” Cuando las actividades hayan sido financiadas, además de con la subvención, con fondos propios u otras subvenciones o recursos, deberá acreditarse en la justificación el importe, procedencia y aplicación de tales fondos a las actividades subvencionada”.
Por lo anterior, solamente el Govern puede orientarte en que solución habría- si la hay-, dada la dificultad derivada de trabajar con un organismo público de Mozambique, en el caso de que no os fuese factible aportar el 100% de los documentos de gasto del Proyecto. Por lo tanto te aconsejaría que te dirigieses a ellos directamente.
Un saludo,
Paola Bernal
Técnica de Proyectos FLV

Estimada Raquel:

Esta práctica de la administración pública es relativamente habitual. No obstante, entiendo que si se os exige, es porque está recogido en la normativa específica de Baleares (bases reguladoras generales y/o convocatoria específica). Por lo tanto, imagino que tendríais conocimiento de esta circunstancia con anterioridad a tener concedida la subvención. Por otra parte, si la administración os concedió la ayuda, estará enterada y habrá aceptado el presupuesto que figuraba en el proyecto, y en caso de financiaros menos de lo solicitado, habréis acordado una reformulación. En cualquier caso, lo que quiero transmitiros es que la administración ha asumido un presupuesto y una documentación como referencia para haceros justificar posteriormente y a ello hay que atenerse, por ambas partes.

Por experiencia en otros casos, dado que lo que tenéis que justificar sobre costes de profesorado no es lo financiado por la administración, ésta es probable que sea más “magnánima� en cuanto a la documentación acreditativa de la cofinanciación. Tampoco veo nada raro que si la contraparte es el Ministerio de Educación de Mozambique, os facilite una copia de las nóminas (debería tener esta documentación). De cualquier modo, no deberíais tener ningún reparo en ir y plantear abiertamente esta circunstancia a los servicios administrativos de la Dirección General de Cooperación.

Si no se resuelve de este modo, con buena voluntad por ambas partes (vosotros adjuntando el mayor detalle posible de los gastos, aunque no sean facturas; y la administración, aceptando la circunstancia), entonces quizá pudiera darse el caso de entrar en un proceso de enfrentamiento entre las partes, cosa que no es deseable para nadie. La Administración podría pediros que devolvierais el dinero de la subvención, por incumplimiento de las bases y vosotros podríais defenderos por vía judicial. Espero que la cosa no vaya por ahí.

Estoy seguro de que la administración sabrá entender las circunstancias si demostráis buena fe y aportáis información o alguna alternativa razonable. Tiene gracia, pues tuve la oportunidad de escuchar ayer en Valencia a vuestra sra. Directora General, Magdalena Contesí, que por cierto hizo una férrea defensa de la calidad de la cooperación balear, de las buenas relaciones con el sector ONGD y de lo mucho que les importa la evaluación de los proyectos y el aprendizaje que genera. Si os paran el proyecto, os hacen devolver dinero o alguna lindeza propia de la burocracia, os agradecería que se lo recordarais.

Buena suerte y mucho ánimo