Dudas sobre gastos: ¿liquidaciones o dietas?

Hola, Marta
Te respondo brevemente a tus preguntas:
1) No es necesario que aparezca en la nómina ni tendría sentido, pues lo ha pagado directamente la entidad.
2) Si te refieres a las dietas que hace referencia la ley IRPF (con las cantidades mínimas por dichos conceptos que están exentas de retención), solo es necesario justificar “la realidad del desplazamiento a municipios distintos al centro de trabajo o residencia habitual” de la persona trabajadora. Formalmente se puede incluir en la nómina pero, aunque no se incluyan, donde sí debe informarse es en el Modelo 190
3) Formalmente puedes informarlo en la nómina pero, a diferencia del punto 2, serían gastos reintegrados por tanto no se incluyen en el Modelo 190.

En nuestra web escribimos acerca de estos conceptos y su tratamiento.
Espero haber despejado tus dudas.
Saludos
Salvador
puche29consultoria

Hola
Las dietas y gastos de viaje están relacionados con la operativa o forma de trabajar de la empresa, suelen ser pagados directamente por el empleado y reembolsados por la empresa; los gastos de representación están relacionados con la captación de clientes y en fomentar la relación ellos, suelen ser pagados directamente por la empresa. No debemos confundir estos conceptos con las retribuciones en especie, de disfrute privativo del trabajador
Se entiende por dietas y asignaciones para gastos de viaje aquellas cantidades que la empresa paga al trabajador cuando tiene que desplazarse o viajar fuera del lugar donde se encuentra su centro de trabajo habitual derivados de las propias tareas profesionales.
Estos desplazamientos producen una serie de gastos (transporte, comidas, y en caso de tener que pernoctar fuera, gastos de alojamiento) que suele pagar el empleado y, tras haber realizado las comprobaciones oportunas, la compañía le reembolsa. En el caso de pagar con la tarjeta de empresa, no es necesario reembolsar el gasto, ya que corre de la cuenta de la propia empresa.

La hoja de gastos es el documento que se tiene que utilizar en los procesos de gestión de los gastos de viaje de las empresas en la que los trabajadores tendrán que reportar toda la información de sus gastos y transmitirlos para su validación.
Existe cierta controversia a la hora de reflejar estos conceptos en las hojas de salario. La normativa exige a la empresa a incluir en las hojas de salario todas las percepciones extra-salariales, con el denominador común de haber sido recibidas por los trabajadores:

+En las instrucciones dadas por la seguridad social para la cumplimentación del fichero CRA (retribuciones abonadas a los trabajadores art. 109.3 LGSS) se puede encontrar la siguiente indicación: “Gastos de locomoción y estancia: Cualquier gastos de locomoción, estancia o dietas que abone la empresa por desplazamientos de los trabajadores para realizar su trabajo a un centro distinto de su centro habitual de trabajo, deberá comunicarse en el fichero CRA, con independencia de la fórmula que utilicen para su pago (pago previo por el trabajador y reintegro posterior por la empresa, pago directo por la empresa, gestión a través de agencia de viajes de la propia empresa, etc.).”
+La Orden Ministerial de 27 de diciembre de 1994, recientemente modificada por la Orden ESS/2098/2014, estipula claramente que en las hojas de salario de los trabajadores también deberán incluirse la percepciones extra-salariales y, por tanto, y entre ellas, las indemnizaciones o suplidos y los gastos de locomoción y dietas, cualquiera que sea la forma de pago (directa o no).
+El artículo 7.3 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) entiende como falta grave el “no consignar en las hojas de salario las cantidades realmente abonadas a los trabajadores”
Frente a esto la práctica habitual de los empresarios pasa por diferenciar entre: 1) gastos debidamente justificados mediante factura emitida a favor de la empresa (y cumpliendo todos los requisitos legales) ya sean gastos abonados directamente por la empresa o gastos en los que el trabajador actúa como intermediario en el pago (solicitando un anticipo o un reembolso para resarcir esos gastos); 2) gastos sin justificar o gastos justificados sin la emisión de factura completa.
En el primer caso, la práctica habitual suele ser no incluir estos conceptos en las hojas de salarios de los empleados, en el segundo caso, se incluyen en las hojas de salario de los empleados
Es importante no confundir estos gastos de viaje con las retribuciones en especie que pueda recibir el trabajador en su nómina (comidas en el comedor de la empresa, tickets restaurant, bonos de trasporte público, uso particular de vehículos, etc.): a) las dietas y los gastos de viaje están relacionados con las tareas profesionales que desempeñan en la empresa; b) las retribuciones en especie son todos aquellos gastos que la empresa asume en nombre del empleado pero que son de disfrute privativo del mismo.
Un saludo
Teresa Ferraz

Muchas gracias Teresa y Salvador por sus respuestas.
Son de gran ayuda.
Saludos
Marta

Muy rápidas respuestas y muy útiles. Es un servicio muy necesario, gracias.