Duda de contabilidad.

En relación con la consulta planteada, paso a informarle lo siguiente: no es harto infrecuente que por parte de las Administraciones públicas o entidades privadas cedan durante un período de tiempo un local u otros recursos a una entidad sin fines lucrativos. Y es que la cesión de uso constituye un derecho, es decir un activo intangible.
En el supuesto en ciernes, la cesión de uso de un inmueble se registrará contablemente en una subcuenta de la cuenta “207. Derechos sobre activos cedidos en uso.”
Al respecto, el Real Decreto 1491/2011, de 24 de octubre, por el que se aprueban las normas de adaptación del Plan General de Contabilidad a las entidades sin fines lucrativos y el modelo de plan de actuación de las entidades sin fines lucrativos, establece lo siguiente:
20. INMOVILIZACIONES INTANGIBLES *207. Derechos sobre activos cedidos en uso
207. Derechos sobre activos cedidos en uso.
Valor del derecho de uso sobre los activos o bienes, que la entidad utiliza en el desarrollo de su actividad.
El movimiento de esta cuenta se realizará atendiendo a lo dispuesto en la Norma de registro y valoración octava incluida en la segunda parte de esta Adaptación.
La Norma de registro y valoración novena establece lo siguiente:
4.3. Cesión del inmueble de forma gratuita por un periodo de un año prorrogable por periodos iguales, o por tiempo indefinido.
Si la cesión se pacta por un periodo de un año, renovable por periodos iguales, o por un periodo indefinido reservándose el cedente la facultad de revocarla al cierre de cada ejercicio, la entidad no contabilizará activo alguno, limitándose a reconocer todos los años un gasto de acuerdo con su naturaleza y un ingreso por subvención/donación en la cuenta de resultados por la mejor estimación del derecho cedido.
No obstante, cuando existan indicios que pudieran poner de manifiesto que dichas prórrogas se acordarán de forma permanente sin imponer condiciones a la entidad, distintas de la simple continuidad en sus actividades, el tratamiento contable de la operación deberá asimilarse al supuesto descrito en el apartado 4.2. En el supuesto de cesiones por un periodo indefinido se aplicará un tratamiento similar.
Y el apartado 4.2. de referencia establece lo que sigue:
4.2. Cesión de uso de un terreno y una construcción de forma gratuita y tiempo determinado.
Si junto al terreno se cede una construcción, el tratamiento contable será el descrito en el apartado 4.1 de la presente norma. No obstante, si el plazo de cesión es superior a la vida útil de la construcción, considerando el fondo económico de la operación, el derecho de uso atribuible a la misma se contabilizará como un inmovilizado material, amortizándose con arreglo a los criterios generales aplicables a estos elementos patrimoniales. Este mismo tratamiento resultará aplicable al terreno si se cede por tiempo indefinido.
De igual forma, la contabilización de las cesiones de uso se detallan en las norma de valoración 20ª.4 Subvenciones, donaciones y legados recibidos… del Plan General de Contabilidad para ONGs aprobado en la Resolución de 26 de marzo de 2013, del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas, por la que se aprueba el Plan de Contabilidad de pequeñas y medianas entidades sin fines lucrativos.
En la norma se diferencia entre cesiones de uso por un periodo superior al año y tiempo determinado o por una cesión inferior al año o indefinido, exponiéndole a continuación la casuística y contabilización en cada caso, a saber:
-Si se trata de una cesión de uso superior al año, se contabilizará como un inmovilizado intangible, cuenta (207) Derechos sobre activos cedidos en uso y se reconocerá una subvención de capital (130) y (131) como contraparte. Cada año se reconocerá como ingreso y gasto la parte correspondiente (se amortizará por el valor razonable y en función de los años de la cesión). El gasto se reconocerá como una amortización en la cuenta (680) y el gasto como un ingreso por subvención o donación en el grupo (74), de forma que el último año queda liquidada tanto la cuenta (207) al estar amortizada en su totalidad como la cuenta (130) -(131) que quedará para esta cesión a saldo cero.
-Si se trata de una cesión inferior al año, aunque prorrogable o por periodo indefinido reservándose el cedente la posibilidad de revocarla, simplemente reconocemos todos los años el gasto de acuerdo a su naturaleza, es decir, si se trata de una cesión de un local, incluyo el valor razonable del gasto de alquiler de ese local en la cuenta (621) e igualmente reconozco un ingreso por el mismo importe en el grupo (74).
De otra parte, en cuanto a los gastos por combustibles y mantenimiento o reparación de los vehículos, la cuenta adecuada para contabilizar dichos gastos es la cuenta “622. Reparaciones y conservación”. A su vez, en la cuenta 629 se contabilizarán, entre otros, los gastos de viaje del personal de la empresa, incluidos los de transporte, y los gastos de oficina no incluidos en otras cuentas.
Espero haberle ayudado.
Cordialmente.
Rafael Pérez Castillo.
rperezcastillo@gmail.com