¿Dónde tenemos que legalizar el libro de socios?

No existe ninguna norma, incluida la Ley de Asociaciones, que establezca la obligación de legalizar los libros sociales, concretamente el libro de socios; no obstante, nada impide, al contrario sería bueno, que se legalicen. Por lo que respecta al organismo que pueda cumplir esa función, en el Registro Nacional de Asociaciones no la viene asumiendo, por lo que, efectivamente, la mejor opción, tal como apuntas, es el Registro Mercantil de tu provincia, que sí viene accediendo a legalizar los libros, incluso de entidades no inscritas. El notario, también sería otra opción, pero mucho más costosa.

Saludos.

Juan González Martín-Palomino.

Hola Ana: en relación con la consulta establecida, paso a informarte lo siguiente: la legalización del libro de los socios podrá efectuarse en el Registro Mercantil correspondiente al domicilio social de vuestra Federación, o, en su caso, ante Notario del lugar.
Para el supuesto de optar por la legalización ante el Registro Mercantil, la misma se realizará conforme determinan los artículos 329 y ss. del Real Decreto 1784/1996, de 19 de julio, por el que se aprueba el Reglamento del Registro Mercantil, entendiéndose la expresión “empresarios” en un sentido amplio, la cual no solo abarca a las entidades privadas con ánimo de lucro, sino también a otras entidades jurídicas sin ánimo de lucro:
Artículo 329. Obligación de legalización de los libros obligatorios.
1. Los libros que obligatoriamente deben llevar los empresarios con arreglo a disposiciones legales vigentes se legalizarán en el Registro Mercantil de su domicilio.
2. Asimismo, podrán ser legalizados por el Registro Mercantil los libros de detalle del Libro Diario y cualesquiera otros que se lleven por los empresarios en el ámbito de su actividad.
Artículo 330. Solicitud de legalización.
1. La solicitud de legalización se efectuará mediante instancia por duplicado dirigida al Registrador Mercantil competente, en la que se reflejarán las siguientes circunstancias:
1. Nombre y apellidos del empresario individual o denominación de la sociedad o entidad, y, en su caso, datos de identificación registral, así como su domicilio.
2. Relación de los libros cuya legalización se solicita, con expresión de si se encuentran en blanco o si han sido formados mediante la encuadernación de hojas anotadas, así como del número de folios u hojas de que se compone cada libro.
3. Fecha de apertura y, en su caso, de cierre de los últimos libros legalizados de la misma clase que aquellos cuya legalización se solicita.
4. Fecha de la solicitud.
2. Con la solicitud, que habrá de estar debidamente suscrita y sellada, deberán acompañarse los libros que pretendan legalizarse.
3. Los sujetos sometidos a inscripción obligatoria y no inscritos sólo podrán solicitar la legalización una vez presentada a inscripción la escritura de constitución. Los libros no serán legalizados hasta que la inscripción se practique.
Artículo 331. Tramitación de la solicitud.
1. Presentada la instancia y los libros a legalizar, se practicará en el Diario el correspondiente asiento de presentación.
2. En el asiento se harán constar la fecha de presentación de la instancia, la identificación del empresario solicitante y el número y clase de los libros a legalizar.
Artículo 332. Presentación de libros en blanco.
Los libros obligatorios que se presenten para su legalización antes de su utilización deberán estar, ya se hallen encuadernados o formados por hojas móviles, completamente en blanco y sus folios numerados correlativamente.
Artículo 333. Presentación de hojas encuadernadas.
1. Los libros obligatorios formados por hojas encuadernadas con posterioridad a la realización en ellas de asientos y anotaciones por cualquier procedimiento idóneo deberán estar encuadernados de modo que no sea posible la sustitución de los folios y deberán tener el primer folio en blanco y los demás numerados correlativamente y por el orden cronológico que corresponda a los asientos y anotaciones practicados en ellas. Los espacios en blanco deberán estar convenientemente anulados.
2. Los libros obligatorios a que se refiere el apartado anterior deberán ser presentados a legalización antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio.
3. En el caso de que la legalización se solicite fuera del plazo legal, el Registrador lo hará constar así en la diligencia del Libro y en el asiento correspondiente del Libro-fichero de legalizaciones.
Artículo 334. Legalización de los libros.
1. La legalización de los libros tendrá lugar mediante diligencia y sello.
2. La diligencia, firmada por el Registrador, se extenderá en el primer folio.
En la misma se identificará al empresario, incluyendo, en su caso, sus datos registrales y se expresará la clase de libro, el número que le corresponda dentro de los de la misma clase legalizados por el mismo empresario, el número de folios de que se componga, y el sistema y contenido de su sellado.
3. El sello del Registro se pondrá en todos los folios mediante impresión o estampillado. También podrán ser sellados los libros mediante perforación mecánica de los folios, o por cualquier otro procedimiento que garantice la autenticidad de la legalización.
Artículo 335. Plazo para la legalización.
Si la solicitud se hubiera realizado en la debida forma y los libros reuniesen los requisitos establecidos por la Ley y este Reglamento, el Registrador procederá a su legalización dentro de los quince días siguientes al de su presentación.
Por último, señalar que los Libros se pueden comprar en las papelerías, viniendo preparados para poder ser legalizados en el Registro Mercantil. No obstante, también es posible llevar estos libros ayudándonos del ordenador. Para ello, deberemos legalizar hojas sueltas con numeración correlativa en el registro y utilizar posteriormente estas hojas para imprimir los libros a través de la impresora.
En el caso del Registro Mercantil, se podrán llevar, indistintamente, libros encuadernados u hojas sueltas, numeradas correlativamente, hasta un máximo de 500 por libro.
Estos Libros recogen los datos fundamentales de la vida asociativa, y son el referente legal ante terceros y ante los propios socios, de los acuerdos, composición, origen y destino de los recursos económicos de la entidad asociativa; de ahí la importancia de tenerlos al día.
Un cordial saludo y buena suerte.
Rafael Pérez Castillo.
rperezcastillo@gmail.com