¿Debemos legalizar las cuentas en la Comunidad de Madrid para poder llegar a ser declarados de utilidad pública?

Sí es necesario que anualmente elaboréis y aprobéis vuestras cuentas anuales. Por el contrario no es necesario el depósito en el Registro de Asociaciones de las cuentas anuales, salvo para las entidades que ya hayan sido declaradas de utilidad pública. No obstante, desconozco si algún registro autonómico pueda exigir el depósito de las cuentas anuales para las asociaciones no declaradas de utilidad pública, aunque creo que no, pues la Ley Orgánica de Asociaciones (Ley 1/2002) sólo contempla esta obligación (artículo 34) para las declaradas de utilidad pública. De todas formas esta es una circunstancia muy fácil de constatar, con una simple llamada la registro del que dependa vuestra asociación.

Saludos.

Juan González Martín-Palomino.

Hola Sandra: en relación con la consulta planteada, paso a informarle lo siguiente: en línea con lo que te traslada mi compañero Juan González, cuyo criterio comparto, para aquellas entidades asociativas NO DECLARADAS DE UTILIDAD PÚBLICA, habrá de estarse a lo dispuesto en el artículo 14 de la Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociación, el cual establece la obligación llevar una contabilidad que permita obtener una imagen lo más fiel posible, siendo lo más fácil llevar una contabilidad ajustada al Plan General de Contabilidad, cuya llevanza no sólo viene dada por por imperativo legal, sino como información a las personas asociadas y terceros ajenos a la entidad asociativa, mediante la elaboración de un libro diario, un libro de inventarios y cuentas anuales y un libro mayor, este último, aunque no sea obligatorio, aunque si se considera conveniente.
De igual forma, la obligación de aprobar anualmente las cuentas por la Asamblea General de la entidad asociativa conllevará que a este órgano asambleario se le presente una nítida información de dichas cuentas mediante la presentación de los libros antedichos.
En cuanto a la presentación de las cuentas anuales, las mismas no tenéis que presentarla de “motu propio” ante ningún organismo público, oficial, salvo que fueran requeridas de forma específica en algún procedimiento administrativo al efecto. Basta con la aprobación por parte de vuestra Asamblea General. Dicho de otra manera: la normativa en cuestión no contempla la presentación en organismo público alguno, inclusive, aunque se realicen actividades económicas, circunstancia por la cual, aún en el caso de llevare a efecto, tampoco cabe su presentación en el Regitro Mercantil, ya que en dicho registro público no existe una hoja abierta para las asociacione, no siendo dable el depósito de las citadas cuentas.
De otra parte, para el caso de que vuestra entidad asociativa fuera DECLARADA DE UTILIDAD PÚBLICA, bien por el Ministerio del Interior, bien por el órgano administrativo competente de una Comunidad Autónoma, la misma deberá rendir cuentas del último ejercicio cerrado en el plazo de los seis meses siguientes a su finalización, teniendo como requisitos previos -http://www.interior.gob.es/web/servicios-al-ciudadano/asociaciones/utilidad-publica/rendicion-anual-de-cuentas-de-las-asociaciones-de- los siguientes:
-La obligación de la rendición de cuentas se aplicará a los ejercicios económicos que se inicien con posterioridad a la fecha de declaración de utilidad pública (Ej. Una entidad declarada en 2009 cuyo ejercicio económico finalice el 31 de diciembre: las primeras cuentas a presentar serán las de 2010 en el primer semestre de 2011).
En cuanto a lo documentos a presentar por las asociaciones de utilidad pública para cumplir con la obligación anual de rendición de cuentas:
-Solicitud o instancia de depósito de cuentas, formulada por el representante de la entidad, en la que figuren tanto los datos de identificación del solicitante como los de la entidad a la que representa, la descripción de la documentación que se acompaña, la petición que se formula, lugar, fecha y firma del solicitante.
Si la Asociación es de ámbito nacional, la instancia, junto con el resto de la documentación, deberá dirigirse a la Secretaría General Técnica del Ministerio del Interior. Registro Nacional de Asociaciones. C/ Amador de los Ríos, 7. 28010 MADRID. o a través de la Sede electrónica central del Ministerio del Interior en la siguiente dirección de internet: https://sede.mir.gob.es/procedimientos/asociaciones/
-Si la Asociación es de ámbito autonómico o inferior, o es de las reguladas por leyes especiales (por ejemplo, asociaciones deportivas), la instancia se presentará en el Registro de Asociaciones correspondiente donde la Asociación se encuentre inscrita. Para el caso de que fuera el Registro de Asociaciones de la Comunidad Autónoma de Madrid, te remito en archivo adjunto pdf., la documentación necearia a presentar para el depósito de cuentas de las asociaciones declaradas de utilidad pública.
Espero haberte ayudado.
Cordialmnte.
Rafael Pérez Castillo.
rperezcastillo@gmail.com