Custodia y archivo de la documentación de la asociación

Hola Bertha:
Tu consulta tiene su miga en cuanto a requisitos legales ,lo que pasa es que mi inclino más a que es una cosa de funcionamiento interno vuestro. Aún así si me gustaría darte un par de pistas a ver si te sirven.
Que la figura del Secretario sea la de custodia o responsable de archivos, no tiene que ver nada en que sea ella la que físicamente tenga el archivo. Por ejemplo, en cuanto a una empresa se refiere, El Director de Recursos Humanos puede ser el responsable de una documentación y esa documentación puede ser de acceso a 8 administrativos.
Ahora bien, con la ley 15/1999 y el reglamento que la desarrolla, de protección de datos de carácter personal tenéis que tener cuidado y además declarado ante la Agencia de Protección de Datos, quién es el encargado de archivos, si contienen esa información, y quién tiene acceso a esa información, que efectivamente pueden ser todos los miembros de de la Junta Directiva, para ello tenéis que establecer un nivel de seguridad, que por las características que das será de nivel básico. Contacta para esto con la Agencia de protección de datos.
Resumiendo, 1º. Que exista un responsable de una documentación no quiere decir que sólo esa persona tenga acceso a la misma.
2º. por si estáis manejando datos de carácter personal, contacta por favor con la Agencia anteriormente indicada, ellos te dirán todo lo que tenéis que hacer, que por cierto no es nada complicado
Espero haberte servido de ayuda. Un saludo. Fernando Die.