¿Cuánto tiempo tiene que estar guardada y custodiada la documentación de una asociación disuelta?

Hola, José Antonio.

Es una pregunta curiosa, difícil de contestar por la amplitud que realmente tiene el asunto.

Una vez cancelado la entrada de la asociación en el Registro de asociaciones que corresponda, habría un plazo de un mes para recurrir esta decisión, pero la “documentación” de la asociación no es exclusivamente la que pueda estar relacionada con aspectos regístrales, sino que abarca otras cuestiones en las que tenemos que tener en cuenta plazos diferentes.

Por ejemplo, tenemos el aspecto fiscal. En principio, las deudas tributarias prescriben a los 4 años, así que ese sería el plazo mínimo para conservar la documentación contable y fiscal de la asociación. Ese plazo sería mayor si, antes de transcurrir los 4 años, se hubiera iniciado en Hacienda un expediente, por lo que es conveniente comprobar la situación tributaria de la asociación antes de desprenderse de la documentación.

Dentro del tema fiscal, puede darse el caso de que la asociación se haya compensado en el Impuesto de Sociedades pérdidas de ejercicios pasados. Si ese fuera el caso, deberíamos considerar un plazo de 10 años en referencia a esa documentación. Es decir, deberíamos conservar la documentación durante 4 años a partir de la liquidación de la entidad, pero retrotrayéndonos 10 años hacia atrás, por las posibles comprobaciones sobre esos ejercicios cuyas pérdidas se aplicaron a ejercicios posteriores.

En principio, la documentación relativa a posibles infracciones laborales se debería conservar durante 4 años, pero 5 años las referentes a prevención de riesgos laborales.

El código de comercio (que sería de aplicación si la asociación hubiera realizado actividades económicas) dicta un plazo de 6 años para la información contable y mercantil.

Y si la entidad hubiera otorgado o recibido donativos (superiores a 100 euros por destinatario o donante), por aplicación de la Ley de Prevención del Blanqueo de Dinero debería conservar esa información a disposición de las autoridades competentes y del Registro en el que está inscrita durante un período de 10 años.

En conclusión –y aunque es muy poco probable que nadie os vaya a pedir nada de esto– es mejor no tirar nada durante un plazo generoso de tiempo, por si acaso.

Un saludo
César Valencia
Fundación Gestión y Participación Social
www.asociaciones.org

Muchas gracias César.