Cuánto tiempo hay que guardar el el informe final y facturas financiados en España

Buenas tardes Meri:

Según se establece en el art. 30 del vigente Código de Comercio, el plazo será de seis años. Con independencia de la posible desaparición de la entidad antes de que transcurra dicho plazo.

“Artículo 30.

1. Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.

2. El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber a que se refiere el párrafo anterior y si hubiese fallecido recaerá sobre sus herederos. En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido en dicho párrafo.”

Espero que te ayude.

Un saludo.

Realmente es una pregunta muy complicada de responder, sobre todo por la casuística tan amplia que se nos puede presentar. No obstante, aporto esquemáticamente mi opinión:

- Documentación: Contratos, facturas, libros, correspondencia, bancos … Seis años (por extensión de la normativa mercantil).

- Material laboral: Los contratos y documentos laborales deben conservarse un mínimo de tres años. La documentación sobre seguridad social, durante 4 años. En todo caso, no está demás aplicar el plazo mercantil de seis años.

- Impuestos: Aunque la prescripción en el ámbito tributario es de cuatro años con carácter general, hay que tener en cuenta que el plazo de cuatro años suele empezar a contar desde el fin del plazo para presentar las correspondientes declaraciones. Por otro lado, en el caso de documentación relativa a elementos amortizables (construcciones, maquinaria, vehículos …), hay que guardar la documentación durante todo el periodo de amortización, que con mucha frecuencia supera incluso el plazo de seis años del Código de Comercio.

También en materia tributaria debe tenerse en cuenta la posibilidad de compensar indefinidamente, sin límite de plazo, bases imponibles negativas; en este caso, deberemos guardar también indefinidamente la documentación relativa a los ejercicios en los que se generaron esas BI negativas.

- En materia de subvenciones podríamos considerar el plazo de cuatro años, en base a lo que establece el Reglamento General de Subvenciones.

Como digo, es simplemente mi opinión en una materia muy difícil de concretar.

Saludos.

Juan González Martín-Palomino.