¿Cómo y dónde realizar el registro de los libros oficiales?

Estimado Enrique: en relación con la consulta planteada, paso a informarle lo siguiente: en primer lugar, el derecho de fundación para fines de interés general aparece reconocido en el artículo 34 de la Constitución Española. Su marco normativo en el ámbito estatal se encuentra regulado en la Ley 50/2002, de 26 de diciembre, de Fundaciones, norma que ha sido desarrollada por el Real Decreto 1337/2005, de 11 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de Fundaciones de competencia estatal.
El artículo 4.1 de la citada Ley 50/2002, reconoce la personalidad jurídica de las mismas una vez producida la inscripción de la escritura de constitución en el correspondiente Registro de Fundaciones.
Mediante el Real Decreto 1611/2007, de 7 de diciembre, se aprobó el Reglamento del Registro de Fundaciones de competencia estatal, y por la Orden PRE/2537/2015, de 26 de noviembre, se ha dispuesto la entrada en funcionamiento y la sede del Registro de Fundaciones de competencia estatal, lo que ha supuesto un cambio sustancial en el sector de las fundaciones que ha generado la dependencia orgánica del mencionado Registro de este Departamento ministerial y su adscripción a la Dirección General de los Registros y del Notariado.
El artículo 12 del Reglamento del Registro de Fundaciones de competencia estatal precisa, en su apartado 1, que los libros del Registro serán de hojas móviles y podrán llevarse en soporte informático con las garantías que determine el Ministerio de Justicia, y que a tal fin se implantarán las medidas de seguridad establecidas en la normativa vigente en materia de protección de datos de carácter personal.
Por su parte, el artículo 42 del mencionado Reglamento, atribuye al Registro de Fundaciones la legalización de los libros de las fundaciones y en su apartado 2 extiende la obligación de legalización al Libro de actas, al Libro diario y al Libro de planes de actuación y de cuentas anuales.
En cuanto a la forma de legalizar los libros, el artículo 42.3 de dicho Reglamento dispone que la legalización tendrá lugar mediante diligencia y sello. La diligencia será firmada por el Encargado del Registro, con identificación de la fundación incluyendo los datos que menciona el precepto, y el sello se pondrá en todos los folios mediante los medios que cita dicho apartado, o por cualquier otro procedimiento que garantice la autenticidad de la legalización.
La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, prevé, en su artículo 14.2, que, en todo caso, estarán obligados a relacionarse a través de medios electrónicos con las Administraciones Públicas para la realización de cualquier trámite de un procedimiento administrativo las personas jurídicas, entre otras entidades.
La aplicación de esta previsión junto con las razones anteriormente expuestas, determinan la necesidad de exigir la legalización telemática para las fundaciones de competencia estatal.
Sentado lo anterior, ha sido necesario dar una respuesta ágil al procedimiento de legalización de libros, pero a la vez hay que cumplir con las pautas de seguridad necesarias que requieren las soluciones electrónicas. Con la entrada en vigor de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, se continúa en el camino iniciado con la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, con la finalidad de implantar una administración electrónica, interconectada y transparente, a fin de mejorar la agilidad de los procedimientos administrativos y reducir los tiempos de tramitación, respetando la confidencialidad de los datos de las fundaciones, a la vez que se observa el estricto cumplimiento de la legislación vigente en materia de protección de datos.
En todo caso, el proceso de legalización de libros es independiente del específico de presentación de cuentas anuales, pudiendo, en consecuencia, el libro de cuentas anuales depositarse en el Registro de Fundaciones fuera del plazo de legalización siempre que esté dentro del plazo específico de depósito.
Con todo lo anterior, durante el presente año en curso en el Boletín Oficial del Estado núm. 62, de fecha 14 de marzo de 2017, se ha publica la Orden JUS/221/2017, de 9 de marzo, sobre legalización en formato electrónico de los libros de fundaciones de competencia estatal.
La Orden regula el sistema de legalización en formato electrónico de los libros de las fundaciones de ámbito estatal, con el fin de cumplir con la obligación de las personas jurídicas de relacionarse con las Administraciones Públicas por medios electrónicos (artículo 14.2 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas).
Estos libros son el Libro Diario, el Libro de Actas y el Libro de planes de actuación y de cuentas anuales.
Al respecto, le remito en archivo adjunto un artículo elaborado por la Asociación Española de Fundaciones relativo a la “ Legalización telemática de los libros de las fundaciones de competencia estatal”, el cual espero que les sea de utilidad, donde se alude a la obligación de legalizar libros y las normas vigentes; entrada en vigor de la Orden; ejercicios a los que se aplica; libros a legalizar; plazos para legalizar; lugar; requisitos; conservación; excepciones; régimen transitorio para los Libros 2016; legalización de libros anteriores a 2016, rectificación de los libros ya legalizados; Garantía del soporte electrónico, requisitos de la firma electrónica y forma de legalización.
Espero haberle ayudado.
Cordialmente.
Rafael Pérez Castillo.
rperezcastillo@gmail.com