¿Cómo se legalizan los libros oficiales si los queremos hacer por ordenador?

Los libros oficiales a legalizar de las personas jurídicas son el libro diario y el libro de inventarios y cuentas anuales. Si la contabilidad se lleva informáticamente, lo que ocurre actualmente en la inmensa mayoría de los casos, se elaborarán los citados libros después de cerrar el ejercicio (normalmente a 31 de diciembre) y se legalizarán antes del 30 de abril del año siguiente al que van referidos los libros. Puesto que el registro de asociaciones no asume competencias en materia de legalización de libros, se legalizarán en el registro mercantil correspondiente al domicilio social de la entidad.

Saludos.

Juan González Martín-Palomino.

En relación con la consulta planteada, paso a informarles lo siguiente: en primer lugar, tanto los Libros de actas, de Socios y de contabilidad se pueden comprar en las papelerías, aunque también es posible llevar los mismos ayudándose del ordenador. Estos Libros recogen los datos fundamentales de la vida de la Asociación, y son el referente legal ante terceros y ante los propios socios, de los acuerdos, composición, origen y destino de los recursos económicos de la Asociación, de ahí la importancia de tenerlos al día.
Asimismo, la actual normativa vigente en materia de asociaciones, la cual viene dada por la Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociación, no recoge la necesidad de que los libros de actas y de socios se encuentren legalizados por el Registro de Asociaciones donde se encuentre inscrita la entidad asociativa. En este sentido, el artículo 14.1. de la Ley Orgánica 1/2002, de 22 marzo, reguladora del Derecho de Asociación, dispone que: “1. Las asociaciones han de disponer de una relación actualizada de sus asociados, llevar una contabilidad que permita obtener la imagen fiel del patrimonio, del resultado y de la situación financiera de la entidad, así­ como las actividades realizadas, efectuar un inventario de sus bienes y recoger en un libro las actas de las reuniones de sus órganos de gobierno y representación. Deberán llevar su contabilidad conforme a las normas específicas que les resulten de aplicación.”
Sentado lo anterior, al no ser competencia del Registro de Asociaciones donde estuviere inscrita vuestra entidad asociativa la legalización de libros de actas, socios y contabilidad cuestión distinta serían las entidades asociativas declaradas de utilidad públcia dicha legalización se puede realizar ante Notario o en el Registro Mercantil correspondiente al domicilio social de la entidad asociativa, inclusive, aunque la entidad asociativa no realice actividades económicas, pues el Registro Mercantil tiene previsto el procedimiento para realizar ciertos trámites relativos a entidades no inscritas en él. En el caso que optéis por la realización ante el Registro Mercantil, se podrán llevar, indistintamente, libros encuadernados u hojas sueltas, numeradas correlativamente, hasta un máximo de 500 por libro.
Por último, en cuanto al plazo de legalización de los libros, tal como bien refiere mi compañero Juan, deberá efectuarse hasta el 30 de abril del año siguiente al que van referidos los libros.
Espero haberles ayudado.
Cordialmente.
Rafael Pérez Castillo.
rperezcastillo@gmail.com