¿Cómo se justifican los gastos de un proyecto generados en un periodo anterior a la convocatoria de la subvención para tal fin?

Estimado Juan Carlos:

Efectivamente, algunas convocatorias consideran elegible gasto incurrido en fechas previas a la apertura y concesión de una subvención. Esto te lo dirán las Bases Reguladoras de la misma.

Si la convocatoria a la que os queréis presentar admite que el proyecto se ejecute total o parcialmente antes de ser resuelta, y queréis prever una posible justificación (supeditada tal como señalas a que os concedan la ayuda). Te recomiendo que además de revisar las bases, intentes localizar documentación orientativa para el seguimiento de la misma de convocatorias anteriores, normalmente los cambios no son sustanciales de un año a otro. Así podrás tener una idea aproximada de lo que os podrán solicitar (en términos de facturas y documentos de pago, así como de fuentes de verificación de la ejecución técnica).

En cualquier caso, si el organismo financiador lo admite, intenta ponerte en contacto con ellos, transmite tu inquietud e intenta que te asesoren. Son ellos los que mejor pueden resolver tu pregunta.

Un saludo y suerte en tu proyecto.

Paola Bernal
Técnica de Proyectos FLV- Las respuestas dadas por la Fundacion Luis Vives no son vinculantes -

Hola Carlos

Me alegra saber que estais en marcha y a tope con el trabajo. Enhorabuena. Sobre tu consulta:

a) La mayoría de las financiadoras (hayq ue ver cada una de sus bases, pero suelen ser similares en este sentido) permiten imputar gastos anteriores a la concesión de la subvención, incluso a la solicitud de la misma, pero no suelen extenderse a ejercicios fiscales anteriores (piensa que los donantes públicos funcionan en modo “año fiscal”). Así que muy probablemente podáis imputar gastos desde 1 de enero, aunque el dinero os llegue en niviembre (por exagerar)

b) Para mayor claridad con el financiador (es una cuestión formal, pero bueno, ayuda) sería deseable que lo que se pida para 2008 se formule como una “fase II” o algo así, separado de lo ya ejecutado en 2007. No es necesario, pero…es una recomendación ;-)

c) No me parece mala política pedir un préstamo, una póliza, etc. a una entidad financiera para agilizar la gestión diaria y no depender de la liquidez en base a trasnferencias de capital de las subvenciones. Pero eso, como stás viendo, complica la gestión e incluso genera un escenario de riesgo. Es importante valorar a priori la capacidad de Concordia de generar esos fondos, por la vía que sea (no solo la subvención)

Bueno, siento no darte soluciones mágicas. Bueno, falta la opción de “ingeniería económica”, que incluiría cosas como pedirle a los proovedores que te facturen con fecha de 2008, etc. Pero esas cosas no deben decirse en estos foros (aunque sean el pan nuestro de cada día, desgraciadamente). De todos modos, supongo que en el fondo querías una respueta posibilista. Quedaros con la uqe mejor os acople ;-)

Para cualquier cosa, aparte del foro, tus compas de Valencia ya me tienen localizado.

Saludos y mucho ánimo

Hola Carlos Juan, En muchas agencias o instituciones de Cooperacion es permitido relacionar gastos previos que soporten las actividades relacionadas directamente con el proyecto, todo siempre y cuando ellos contemplen de manera formal en sus parametros internos, que la mayoria de las veces sólo exigen que se presenten los debidos soportes y justificaciones necesarias. María del Pilar

Estimado Carlos Juan:
Puede darse la posibilidad de presentar administrativamente los comprobantes que refieran a un periodo anterior,pero en este caso tienes que remitirte a los TR (términos de referencia) de la convocatoria. Otra alternativa es consultar directamente con los responsables de la Organización prestadora, en caso de que los requisitos para acceder a la subvenciíon no lo estipule.
Espero haber cubierto tu duda, caso contrario ruego que te comuniques nuevamente para seguir trabajando en el tema.
Atte. Raquel Arévalo

En las estructuras presupuestales de algunas convocatorias he visto, en la partida costos directos, un subrubro denominado identificacion donde estimo la ONG española puede cargar esos gastos a los que aludes siempre y cuando esten justificados con documentos probatorios y relacionados al proceso de identificacion del proyecto. Pero como dicen los colegas depende de los terminos de referencia de la convocatoria. En caso de que no sea posible cargar dicho costo como tal habria que ver otros caminos como dice Rafael

Estimado Carlos:

En contra de lo que comentan más arriba algunos colegas, según mi experiencia es una minoría la de las administraciones que admiten la justificación de gastos anteriores a la fecha de la convocatoria, con la excepción de los gastos de identificación, a los que estimo que no estás aludiendo. Por ello, te aconsejo que te dirijas a la propia administración convocante para preguntarles qué cabida puede tener vuestra situación en la convocatoria (entendiendo que eso os impedirá acceder a ella si la respuesta es negativa).

Ante lo que estimo será una negativa, mi propuesta sería que tratarais de llegar a un acuerdo con la obra social de la propia entidad bancaria, que puede obtener un cierto rendimiento de imagen apoyando un proyecto fácil de rentabilizar (dado que ya está casi ejecutado), y que pueden presumir de haber apoyado desde el principio. Si eso no da resultado, podéis optar por una campaña de comunicación en sentido contrario, solicitando apoyos de la sociedad civil para un proyecto ya realizado y, por ello, fácil de enseñar.

Finalmente, mi consejo sería que no volvierais a recurrir a créditos para la financiación de vuestros proyectos (incluso en el caso de que os respalde una subvención), ya que finalmente pueden acabar “hipotecando” (nunca mejor dicho) vuestra capacidad de trabajo, volcándola más en la devolución de los préstamos que en responder a las demandas de vuestras contrapartes africanas.

Espero haberos sido de ayuda y que todo se resuelva bien.

Un saludo

Sergio Alcina

Estimado Juan Carlos:

Voy a tratar de ser esquematica:
1º. En la Convocatoria pondrá el periodo y el año de ejecución del Proyecto. Nunca se puede pedir una subvención para ejecutar un proyecto fuera del plazo que estipula la Convocatoria.

2º. Si la Convocatoria establece que es para para proyectos ejecutados en el periodo en que vosotros teneis los gastos, durante todo ese año, será válida la justificación del Proyecto y en su caso en fechas anteriores, la de la Cofinanciación, si la hubiere.

Un saludo

Hola Juan Carlos
Veo que hay muchas y muy buenas opiniones a tu pregunta,pero como ya habrás visto si es antes del acuerdo difícilmente es reconocido para que te lo reembolsen, pero… aqui hay una posibilidad, que te lo reconozcan como parte de la contrapartida que tu organización esta haciendo, lo cual es bien bisto ya que ambas organizaciones figurarían como “socias” en el financiamiento del Proyecto.
Saludos
Luis Canales
lcanales@viabcp.com