¿Cómo se contabiliza el resarcimiento de gastos a los voluntarios?

Si aplicas el Plan de Contabilidad de pequeñas y medianas entidades sin fines lucrativos, te copio la descripción de la cuenta 653:

653. Compensación de gastos por prestaciones de colaboración.
Gastos producidos por voluntarios y otros colaboradores como consecuencia de las actividades desarrolladas en la entidad; se citan a modo de ejemplo los gastos de transporte, comida y vestuario.
A estos efectos se entiende por voluntario el que colabora con la entidad para el desarrollo de programas y actividades que constituyen el fin propio de la misma y no media remuneración de ningún tipo, bien sea en dinero o en especie.
Se cargará por el importe de los gastos producidos con abono, generalmente, a cuentas del subgrupo 57.

En mi entidad compensamos los gastos de los voluntarios con los límites que marca la seguridad social en los conceptos excluidos en la cotizacion a la seguridad social. Aquí te dejo un enlace:

http://www.asesoria-afem.es/resources/image/ESQUEMA_CONCEPTOS_COTIZABLES_2014.pdf

Por ejemplo, a un voluntario que va en su coche a una actividad, le pagamos 19 céntimos el kilómetro, y hacemos un recibo justificativo explicando bien el motivo y naturaleza del desplazamiento. Si le pagamos gastos de manutención, el tope es 26,67 €. Establecemos los límites de la misma manera.
Entiendo que si le pagáramos más de esas cantidades se podría interpretar que es una renta, y tener que declararlo en Hacienda y la Seguridad Social. Imagina que a un voluntario le pagáramos 1.000 euros por un desplazamiento de 1 kilómetro. Parece lógico que nos digan que es es un ingreso que debería tributar, y sería difícil justificar que es la compensación de los gastos de un voluntario. Por eso este tipo de gastos deben tener unos líimites. Si se superan yo entiendo que sí habría que declararlos.

Yo creo que con un recibo detallando muy bien todos los conceptos es suficiente: datos personales, la cantidad, el motivo del gasto, en qué actividad está enmarcado, si es un desplazamiento, de dónde a dónde, adjuntando un plano de Google Map, por ejemplo, los tickets de parking o de las comidas, etc.

Muy importante: si el gasto va a ser presentado como justificante en una subvención, tendréis que consultar las bases o los requisitos para este tipo de gastos.

Nos regimos con este tipo de gastos a lo dispuesto sobre dietas y asignaciones para gastos de locomoción y gastos normales de manutención y estancia en los artículos 9.A.2 b) del Reglamento del IRPF aprobado en Real Decreto 439 / 2007 ,de 30 de marzo de 2007.

Espero te sirva.

Un cordial saludo.