¿Cómo podemos registrar a los socios en el libro de socios?

Estimado Carlos: en relación con la consulta establecida, paso a informarle lo siguiente: en primer lugar, en relación con la inclusión de los asociados en el libro de socios, como registro de altas y bajas de asociados, si se trata de una asociación de un número limitado de socios, se puede optar por un libro (se venden en papelerías), ya que facilita este formato unos procesos que dan algún nivel de garantía respecto a su autenticidad y la integridad de la información contenida en él. En el formato que venden en las papelerías, consta de una serie de columnas para recoger los datos del socio, las fechas de alta y baja, el número de socio, etc., de manera que cada socio ocupará una fila.
Por contra, dicho procedimiento poco apto para entidades con un número extenso de socios, pudiendo utilizarse un libro de socios on-line.
Al libro de socios se le realiza una diligencia de apertura con el fin de asegurar su autenticidad y dificultar su sustitución. Hay que tener en cuenta que para ciertos procesos resulta esencial en una asociación poder determinar quién es socio y con cuántos socios cuenta la entidad, porque determinadas decisiones deben ser adoptadas por socios de número en ellas es relevante la existencia o no de quorum. Especialmente en situaciones de conflicto interno, el libro de socios puede ganar protagonismo, de ahí la prudencia de legalizarlo, la cual en la Comunidad Autónoma de Andalucía efectúa el Registro de Asociaciones dependiente de la Consejería de Justicia e Interior de la Junta de Andalucía.
De otra parte, cabe señalar que en el momento que una asociación prevea que va a manejar datos de carácter personal como, por ejemplo, el libro de socios, deberá notificar con carácter previo a la Agencia Española de Protección de Datos –en adelante, AEPD-, la existencia de un fichero privado que contenga esos datos. Hay que tener en cuenta que se considera “fichero” a todo conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que sea la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización o acceso (tanto ficheros automatizados como ficheros manuales o en papel).
El procedimiento de notificación a la AEPD de la existencia de un fichero es sencillo y se puede realizar telemáticamente a través del sistema de Notificaciones Telemáticas de la AEPDhttps://www.agpd.es/portalwebAGPD/canalresponsable/inscripcion_ficheros/Notificaciones_tele/index-ides-idphp.php (Formulario NOTA),en la cual se comunica a la AEPD la existencia del fichero indicando qué datos se van a recoger y en ningún caso se envían los datos almacenados.
Desde el primer momento que se recaben datos de carácter personal, cualquier asociación debe de cumplir con ciertas obligaciones documentales. Así pues, la asociación está obligada a informar al interesado, de forma previa y expresa, de diversos aspectos, tales como:
-la existencia del fichero o tratamiento,
-la finalidad de la recogida de los datos,
-la posibilidad que tiene el interesado de ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición,
-la identidad y dirección de la asociación y la identidad del destinatario de la información recabada.
Si los datos se obtienen directamente del interesado, es ineludible informarle del carácter obligatorio o facultativo de su respuesta a las preguntas que le sean planteadas.
Cuando se utilicen cuestionarios u otros impresos para la recogida de los datos se deberá incluir una cláusula donde se recoja toda esta información así como el consentimiento del afectado a la cesión de los datos.
Espero haberle ayudado.
Cordialmente.
Rafael Pérez Castillo.
rperecastillo@gmail.com#