¿Cómo podemos llevar el libro de socios online?

Estimada Sonia: en relación con la consulta establecida, paso a informarle lo siguiente: en primer lugar, debemos de partir de una entidad asociativa inscrita –s.e.u.o-, en el Registro Nacional de Asociaciones del Ministerio del Interior, siendo de aplicación al supuesto en ciernes lo dispuesto en el artículo 14 de la Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociación, el establece lo siguiente:
“1. Las asociaciones han de disponer de una relación actualizada de sus asociados, llevar una contabilidad que permita obtener la imagen fiel del patrimonio, del resultado y de la situación financiera de la entidad, así como las actividades realizadas, efectuar un inventario de sus bienes y recoger en un libro las actas de las reuniones de sus órganos de gobierno y representación. Deberán llevar su contabilidad conforme a las normas específicas que les resulten de aplicación.”
Del tenor de lo expuesto, toda asociación debe cumplir con la obligación de llevar una serie de registros como el Libro de Socios, donde quedan registradas las altas, bajas y modificaciones en los datos de sus asociados, siendo vuestro deseo que dicho libro de socios sea “online”, al estar los mismos fuera de la sede del domicilio social sita en Sta. Cruz de Tenerife, pudiendo informatizarse todo lo relacionado con la entidad asociativa mediante el uso de diferente software libre y gratuito.
No obstante lo anterior, para la gestión del listado de socios sería recomendable el programa de la Fundació Catalana de l´Esplai http://www.suport.org/, la cual es una entidad sin ánimo de lucro dedicada al fortalecimiento del Tercer Sector mediante el acompañamiento en las tareas de gestión, la formación y la generación de herramientas y recursos para asociaciones y fundaciones.
De otra parte, cabe señalar que en el momento que una asociación prevea que va a manejar datos de carácter personal, deberá notificar con carácter previo a la Agencia Española de Protección de Datos –en adelante, AEPD-, la existencia de un fichero privado que contenga esos datos. Hay que tener en cuenta que se considera “fichero” a todo conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que sea la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización o acceso (tanto ficheros automatizados como ficheros manuales o en papel).
El procedimiento de notificación a la AEPD de la existencia de un fichero es sencillo y se puede realizar telemáticamente a través del sistema de Notificaciones Telemáticas de la AEPD https://www.agpd.es/portalwebAGPD/canalresponsable/inscripcion_ficheros/Notificaciones_tele/index-ides-idphp.php (Formulario NOTA),en la cual se comunica a la AEPD la existencia del fichero indicando qué datos se van a recoger y en ningún caso se envían los datos almacenados.
Desde el primer momento que se recaben datos de carácter personal, cualquier asociación debe de cumplir con ciertas obligaciones documentales. Así pues, la asociación está obligada a informar al interesado, de forma previa y expresa, de diversos aspectos, tales como:
-la existencia del fichero o tratamiento,
-la finalidad de la recogida de los datos,
-la posibilidad que tiene el interesado de ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición,
-la identidad y dirección de la asociación y la identidad del destinatario de la información recabada.
Si los datos se obtienen directamente del interesado, es ineludible informarle del carácter obligatorio o facultativo de su respuesta a las preguntas que le sean planteadas.
Cuando se utilicen cuestionarios u otros impresos para la recogida de los datos se deberá incluir una cláusula donde se recoja toda esta información así como el consentimiento del afectado a la cesión de los datos.
Asimismo, debe traerse a colación que la AEPD ha venido señalando reiteradamente en diversos informes que la comunicación a los asociados de los datos de carácter personal de los demás asociados, será posible en la medida en que la misma se encuentre expresamente prevista en los Estatutos de la Asociación –de lo contrario, sería necesario una modificación estatutaria para recoger dicho supuesto- dado que sólo en ese caso sería posible entender dicha cesión amparada en el artículo 11.2 c) de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, única norma que podría invocarse como legitimadora del tratamiento de los datos sin contar con el consentimiento de los propios asociados. En caso contrario, la utilización de la lista de asociados con la finalidad de convocar la Asamblea General solo sería posible por parte de los órganos de representación.
De este modo, sin conocer el contenido concreto de vuestros Estatutos no resulta posible determinar si estos permiten facilitar el listado de asociados para los fines descritos en la consulta. Debe, en este sentido, recordarse que la fundamentación en que la AEPD ha justificado la utilización del listado en estos supuestos se basa en el hecho de que el asociado por el hecho de adquirir tal condición deberá conocer y aceptar los Estatutos, de modo que será posible considerar que su incorporación a la asociación implica la creación de una relación jurídica entre aquél y ésta, cuyos términos serán fijados por los propios Estatutos. De este modo, el uso de los datos derivado de tal relación quedará delimitado por la finalidad que se haya previsto a tal efecto en los Estatutos.
Espero haberle ayudado.
Cordialmente.
Rafael Pérez Castillo.
rperezcastillo@gmail.com