¿Cómo legalizamos las actas en formato word de que guardamos numeradas y firmadas?

Hola César,

En un único libro de actas se transcriben las actas de los órganos de gobierno y representación (asamblea y junta directiva). El formato tradicional es el de un libro encuadernado formado por hojas numeradas y que también puede ser adquirido en papelerías (es idéntico al que se emplea en sociedades), e igualmente se legaliza a su inicio en el Registro Mercantil o ante notario.

La irrupción del ordenador como herramienta básica para el registro y tratamiento de la información también en este campo ha introducido modificaciones en los procedimientos tradicionales de actuación. Ahora es bastante habitual escribir las actas por ordenador y, a este fin, cabe la posibilidad de legalizar hojas sueltas en blanco con una numeración correlativa. Dichas hojas se irán imprimiendo según se redacten las actas correspondientes y deberán ser aprobadas y firmadas de igual manera que lo serían en un libro de actas encuadernado. Completado el conjunto de hojas que fueron legalizadas, deben encuadernarse de forma que dificulte la extracción de cualquier hoja y debe conservarse en la asociación el libro así formado.
Un saludo
Teresa Ferraz

vale gracias osea que cuando acabe cada año las archivamos juntas y las encuardenamos

Hola César de nuevo
Las actas deberán recoger referencia a los acuerdos adoptados, su ordenación será cronológica, y en caso de que dejásemos alguna hoja, o parte de ella, sin escribir, la anularemos para evitar anotaciones que no respondan al desarrollo de las sesiones. El contenido que deberá tener un acta será:

Mención al órgano que se reúne
Fecha, hora y lugar de la reunión
Número de convocatoria (Primera y/o Segunda)
Asistentes (Datos nominales o numéricos)
Orden del día
Desarrollo de la reunión con los principales argumentos ligados a las personas que intervengan
Acuerdos adoptados
Sistema de adopción de los acuerdos y resultados
Firma de el/la Secretario/a y VºBº del Presidente/a
Las actas se deben recoger durante el desarrollo de las sesiones y, normalmente se presentan en la siguiente reunión del órgano en cuestión para su aprobación en el primer punto del orden del día. No obstante, existen otras alternativas para no esperar a su aprobación en la siguiente reunión, como por ejemplo la aprobación en el mismo día de la reunión facilitando su lectura al finalizar la misma, nombramiento de un determinado número de socios que actúen como fedatarios en la aprobación del acta, etc. (ejemplo de Acta de Junta Directiva).

**la Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociación, no establece obligatoriedad a la legalización de los libros, y por este motivo, algunos registros de asociaciones no contemplan este procedimiento. No obstante, será muy recomendable la realización de este trámite con el fin de otorgar seguridad jurídica a los libros. La legalización de libros podrá realizarse ante aquellos registros autonómicos que sí lo permiten, ante el registro mercantil o ante notario.

Y en cuanto al archivo, si no vas a querer legalizar las actas es muy importante. Además debes custodiarlas como cualquier otra documentación para cumplir con la normativa de protección de datos
Un saludo
Teresa Ferraz

gracias por todo teresa, esto si lo hacemos bien, pero no estaba seguro de si tenia que legalizarlo o no, gracias por la solucion

César,
Me alegro que te haya resuelto tu duda
Un cordial saludo
Teresa Ferraz