¿Cómo inscribir en la AEPD los ficheros de datos de asociados y colaboradores?

Hola,
Al igual que hiciste con los demás datos por ejemplo personal, voluntariado, bancos etc tendrás que hacerlo por medio del certificado NOTA accediendo a la web de la Agencia de Protección de datos como empresa de titularidad privada y en realidad es seguir los pasos que te va indicando
Una vez que cumplimentes todos los datos puedes realizar el envío vía telematico o ir in situ a la Agencia en la calle Jorge Juan de Madrid
Te adjunto una guia para que te pueda orientar
https://www.agpd.es/portalwebAGPD/canalresponsable/inscripcion_ficheros/Notificaciones_tele/obtencion_formulario/index-ides-idphp.php
Un saludo
Teresa Ferraz

Hola de nuevo
El artículo 14 de la Ley Orgánica 1/2002, reguladora del Derecho de Asociación, recuerda que los datos de los socios de asociaciones están sujetos a lo regulado en la Ley Orgánica 15/1999 de 13 de Diciembre de protección de datos de carácter personal.
¿ Y a qué nos obliga esta Leu¿
1. A solicitar de nuestros asociados sólo datos adecuados y pertinentes a la finalidad para la que se obtienen ( artículo 4.1). Nuestros formularios de adhesión preguntarán lo estrictamente necesario.
2. A no usar dichos datos para finalidades incompatibles con aquellas para las que los datos hubieran sido recogidos ( artículo 4.2). No podremos utilizar la información de la que
disponemos más que para el propio funcionamiento como asociados de los miembros del fichero.
3. Los datos no necesarios han de cancelarse ( artículo 4.5 ). Socios que se han dado de baja.
4. Hay que informar a los nuevos socios en nuestros formularios de adhesión acerca de que ( artículo 5)
existe un fichero de datos personales
de la finalidad de recogida de los datos personales
de los destinatarios de la información del responsable del fichero
5. Algún socio podría solicitar, por motivos fundados y legítimos derivados de una concreta situación personal, que alguno de sus datos no figuraran en el fichero ( artículo 6).
6. El responsable del fichero ( en nuestro caso normalmente sería el Secretario de la
asociación) debe velar por evitar que los datos personales tengan accesos no autorizados, o se usen para fines no autorizados ( artículo 9).
7. El responsable del fichero debe guardar secreto sobre los datos de carácter personal objeto de su responsabilidad ( artículo 10).
8. Sólo pueden cederse los datos de un fichero con permiso de los interesados ( artículo 11 ). Supongamos que se pretenda hacer un estudio a nivel federación sobre las características de
los asociados de asociaciones de vecinos, cada asociación debería proteger sus ficheros a no se r que los socios prestaran su consentimiento ( o lo hiciésemos constar al recibir los datos )
9. Posibilidad de reclamación de indemnización de daños y perjuicios por los miembros del fichero si por incumplimientos resultan perjudicados (artículo 19).
10. Obligación de notificación de la existencia de un fichero a la Agencia de Protección de Datos, haciendo constar el responsable del fichero, la finalidad del mismo, su ubicación, el tipo
de datos que contiene, sistemas de protección y cesiones de datos que se prevean (artículo 26).

Un saludo
Teresa Ferraz

En relación con la consulta planteada, paso a informarles lo siguiente: junto a las aportaciones que te trasladan mis compañeros/as de portal, cabe referir, en primer lugar, que el concepto de fichero en vuestro caso, de carácter privado, esta descrito en el artículo 3.b) de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, según el cual, se define el fichero como ‘todo conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso’.
En consecuencia, debéis inscribir en el Registro General de Protección de Datos todos los ficheros que contengan datos de carácter personal (por ejemplo: fichero de personas, fichero informes, fichero nóminas, fichero clientes, etc.), aunque contengan solamente el nombre y apellidos de la persona de contacto, el administrador o gerente de la empresa, etc.
Dichos ficheros deben ser inscritos en el Registro General de Protección de Datos a nombre de cada uno de los responsables y conforme al formulario disponible de forma gratuita en la web de la Agencia.
Tanto para inscribir, como para suprimir o modificar la inscripción de un fichero en el Registro General de Protección de Datos, se deberá cumplimentar el modelo establecido en la Resolución de 12 de julio de 2006, de la Agencia Española de Protección de Datos, por la que se aprueban los formularios electrónicos a través de los que deberán efectuarse las solicitudes de inscripción de ficheros en el Registro General de Protección de Datos, así como los formatos y requerimientos a los que deben ajustarse las notificaciones remitidas en soporte informático o telemático.
El formulario electrónico de NOtificaciones Telemáticas a la AEPD (NOTA) permite la presentación de notificaciones a través de Internet (con y sin certificado de firma electrónica reconocido), mediante soporte informático (disquete, CDROM) y en soporte papel. Dicho formulario interactivo, en formato PDF, se encuentra disponible en la página web de la Agencia (www.agpd.es).
Mediante este sistema de notificación se pueden realizar notificaciones de forma simplificada mediante notificaciones tipo precumplimentadas. Esta opción del formulario electrónico permite notificar de forma simplificada una serie de ficheros de titularidad privada relacionados con la gestión de comunidades de propietarios, clientes, libro recetario de las oficinas de farmacia, historial clínico, nóminas y recursos humanos.
Cualquier modificación posterior en el contenido de la inscripción de un fichero en el RGPD, deberá comunicarse a la Agencia Española de Protección de Datos, mediante la solicitud de modificación o de supresión de la inscripción, según corresponda.
Espero haberles ayudado.
Cordialmente,
Rafael Pérez Castillo.
rperezcastillo@gmail.com