¿Cómo hacemos la Asamblea General de socios?

Es correcto el orden del día que proponéis, si además lo acompañéis con los balances que os ha hecho la gestoría. Por otro lado, los ingresos que relacionáis están exentos del Impuesto sobre Sociedades, por lo que tampoco debéis presentar la declaración por este impuesto. De igual manera, las cuentas anuales aprobadas tampoco se presentan en ningún registro.

Saludos.

Juan González Martín-Palomino.

Muchas gracias por la respuesta.

Sabemos que estamos exentos de pagar a Hacienda como Asociación, pero los socios ¿se pueden degravar su cuota al hacer cada uno su declaración a Hacienda? Les hemos mandado justificantes a todos para ello.
Otra duda que me surge es el registro de los datos de socios, por lo de la Protección de Datos. ¿Hay que comprar un Libro de Socios? ¿Hay que registrarlo en algún sitio? como ya he dicho, apenas somos 20 socios,nos decían que eso lo hacen gestoras, pero es muy costoso.

Gracias de nuevo por contestar tan rápido.
Un saludo.

Estimada Marisa: en relación con la consulta establecida, paso a informarle lo siguiente: como complementario a lo que le traslada mi compañero Juan González, cuyos criterios comparto, en lo relativo a la desgravación de la cuota de los socios de vuestra entidad asociativa al efectuar la declaración del IRPF, ejercicio 2015, cabe aducir que no todos los donativos a entidades sin ánimo de lucro dan derecho a que el contribuyente disfrute de beneficios fiscales, ya que para que así sea, las entidades han de cumplir una serie de requisitos establecidos en la Ley 49/2002, de 23 de diciembre, de régimen fiscal de las entidades sin fines lucrativos y de los incentivos fiscales al mecenazgo
A tal efecto, en el artículo 2 de la meritada Ley se establece lo siguiente: “Se consideran entidades sin fines lucrativos a efectos de esta Ley, siempre que cumplan los requisitos establecidos en el artículo siguiente:
“a) Las fundaciones.
b) Las asociaciones declaradas de utilidad pública.
c) Las organizaciones no gubernamentales de desarrollo a que se refiere la Ley 23/1998, de 7 de julio, de Cooperación Internacional para el Desarrollo, siempre que tengan alguna de las formas jurídicas a que se refieren los párrafos anteriores.
d) Las delegaciones de fundaciones extranjeras inscritas en el Registro de Fundaciones.
e) Las federaciones deportivas españolas, las federaciones deportivas territoriales de ámbito autonómico integradas en aquéllas, el Comité Olímpico Español y el Comité Paralímpico Español.
f) Las federaciones y asociaciones de las entidades sin fines lucrativos a que se refieren los párrafos anteriores.”
Así pues, en el precepto legal antedicho se establece que son las fundaciones y las asociaciones declaradas de utilidad pública las que dan derecho a desgravaciones fiscales. También aquellas organizaciones no gubernamentales de desarrollo (ONGD) a las que se refiere la Ley 23/1998 de Cooperación Internacional para el Desarrollo, que sean, a su vez, fundaciones o asociaciones de utilidad pública. Las federaciones deportivas españolas y autonómicas y el Comité Olímpico y Paralímpico también están incluidos en el listado de organizaciones en las que los donativos desgravan fiscalmente.
Para que sean consideradas como entidades no lucrativas, las organizaciones deben perseguir fines de interés general. Entre estos, la Ley 49/2002, destaca la defensa de los derechos humanos, “de las víctimas del terrorismo y actos violentos”, la asistencia e inclusión social, y otros fines cívicos, educativos, culturales, científicos, deportivos, sanitarios o laborales. También se incluyen en este grupo la cooperación para el desarrollo, la promoción del voluntariado y de la acción social, la defensa del medio ambiente, y la promoción y atención a las personas en riesgo de exclusión por razones físicas, económicas o culturales.
Cuando estas entidades se hayan acogido al régimen fiscal especial que contempla la Ley 49/2002, para la declaración del IRPF, ejercicio 2015, como novedad las personas que realicen donativos pueden desgravarse un 50% de los primeros 150 euros donados a asociaciones, fundaciones o cualquier entidad recogida en la ley 49/2002 (es decir, ciertas fundaciones, entidades públicas… ciertos museos) y un 27,5% del resto de aportaciones, porcentaje que aumenta hasta el 32,5% si la cantidad donada a una misma ONG –en vuestro, caso entidad asociativa declarada de utilidad pública no ha disminuido en cada uno de los últimos tres años.
De otra parte, en lo concerniente a los datos de los socios y la protección concerniente a los mismos, en primer lugar, al estar vuestra entidad asociativa inscrita en el Registro Nacional de Asociaciones del Ministerio del Interior es de aplicación lo dispuesto en el artículo 14.1. de la Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo, el cual establece lo siguiente:
“1. Las asociaciones han de disponer de una relación actualizada de sus asociados, llevar una contabilidad que permita obtener la imagen fiel del patrimonio, del resultado y de la situación financiera de la entidad, así como las actividades realizadas, efectuar un inventario de sus bienes y recoger en un libro las actas de las reuniones de sus órganos de gobierno y representación. Deberán llevar su contabilidad conforme a las normas específicas que les resulten de aplicación.”
De esta suerte, los Libros Obligatorios para una Asociación serán los siguientes:
1.- Libro de Actas donde se transcribirán las reuniones de los órganos de gobierno y representación de la Asociación (Asamblea General y Junta Directiva). Se trata de un libro de hojas numeradas, donde se recogerán las sesiones de los órganos de gobierno de la Asociación, con especial referencia a los acuerdos adoptados.
2.-Libro de Socios en el que se inscribirá a todos los socios de la asociación Debidamente actualizado, servirá para conocer en cualquier momento el número de socios que forman parte de la asociación, sus domicilios [a efectos de enviarles las convocatorias] y si se encuentran al corriente del pago de su cuota.
3.-Libro de Cuentas, este no es sino un “Libro de Caja” que cumple la función de registrar las entradas y salidas de dinero de la entidad. Es decir consiste en ir apuntando por orden cronológico los cobros y pagos que reciba o emita la asociación. Cada cobro y cada pago irán asociados a un documento que puede ser un ticket, una factura o un recibo y que dará una visión fiable de la situación económica de la entidad.
Así pues, las entidades asociativas en general tienen la obligación de disponer, como mínimo, de los tres libros señalados, uno por cada materia, no impidiendo la norma que, voluntariamente y por las razones que sean, aquellas lleven otros libros si así lo estiman conveniente para una mejor gestión de su entidad. Si precisa la entidad asociativa habilitar y /o legalizar alguno de los Libros señalados , teniendo dicha legalización u habilitación un carácter facultativo, dicha habilitación y/o legalización podrá efectuarse bien ante cualquier Notario de Navarra o ante el Registro Mercantil y Bienes Muebles de Navarra.
De igual forma, cabe referir que la Agencia Española de Protección de Datos, conforme a su normativa vigente, tiene como función velar por el cumplimiento de la legislación sobre protección de datos y controlar su aplicación, en especial en lo relativo a los derechos de información, acceso, rectificación, oposición y cancelación de datos
Partiendo de lo dispuesto, el concepto de fichero esta descrito en el artículo 3.b) de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, según el cual, se define el fichero como ‘todo conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso’.
Así pues, debéis inscribir en el Registro General de Protección de Datos todos los ficheros que contengan datos de carácter personal (por ejemplo: fichero pacientes, fichero informes, fichero nóminas, fichero clientes, etc.).
Dichos ficheros deben ser inscritos en el Registro General de Protección de Datos a nombre de cada uno de los responsables y conforme al formulario disponible de forma gratuita en la web de la Agencia.
Tanto para inscribir, como para suprimir o modificar la inscripción de un fichero en el Registro General de Protección de Datos, se deberá cumplimentar el modelo establecido en la Resolución de 12 de julio de 2006, de la Agencia Española de Protección de Datos, por la que se aprueban los formularios electrónicos a través de los que deberán efectuarse las solicitudes de inscripción de ficheros en el Registro General de Protección de Datos, así como los formatos y requerimientos a los que deben ajustarse las notificaciones remitidas en soporte informático o telemático.
Asimismo, el artículo 14 de la Ley Orgánica 1/2002, reguladora del Derecho de Asociación, señala que los datos de los socios de asociaciones están sujetos a lo regulado en la Ley Orgánica 15/1999 de 13 de Diciembre de protección de datos de carácter personal, obligando dicha Ley a:
- A solicitar de vuestros asociados sólo datos adecuados y pertinentes a la finalidad para la que se obtienen ( artículo 4.1). Nuestros formularios de adhesión preguntarán lo estrictamente necesario.
- A no usar dichos datos para finalidades incompatibles con aquellas para las que los datos hubieran sido recogidos ( artículo 4.2). No podréis utilizar la información de la que disponéis
más que para el propio funcionamiento como asociados de los miembros del fichero.
-Los datos no necesarios han de cancelarse (artículo 4.5). Socios que se han dado de baja.
- Hay que informar a los nuevos socios en nuestros formularios de adhesión acerca de que (artículo 5), existe un fichero de datos personales de la finalidad de recogida de los datos personales
de los destinatarios de la información del responsable del fichero
-Algún socio podría solicitar, por motivos fundados y legítimos derivados de una concreta situación personal, que alguno de sus datos no figuraran en el fichero (artículo 6).
-El responsable del fichero (debe consignarse en los estatutos el mismo, siendo normalmente el Secretario/a de la asociación por sus funciones específicas) debe velar por evitar que los datos personales tengan accesos no autorizados, o se usen para fines no autorizados (artículo 9).
- El responsable del fichero debe guardar secreto sobre los datos de carácter personal objeto de su responsabilidad (artículo 10).
-Sólo pueden cederse los datos de un fichero con permiso de los interesados (artículo 11). Supongamos que se pretenda hacer un estudio a nivel federación sobre las características de los asociados de asociaciones de vecinos, cada asociación debería proteger sus ficheros a no se r que los socios prestaran su consentimiento (o lo hiciésemos constar al recibir los datos)
-Posibilidad de reclamación de indemnización de daños y perjuicios por los miembros del fichero si por incumplimientos resultan perjudicados (artículo 19).
En suma, existe la obligación de notificación de la existencia de un fichero a la Agencia de Protección de Datos - /www.agpd.es/portalweb/canalresponsable/inscripcion_ficheros/Obtencion_formulario/index-ides-idphp.php-, haciendo constar el responsable del fichero, el cual recae como regla general en la figura del Secretario/a de la entidad asociativa, la finalidad del mismo, su ubicación, el tipo de datos que contiene, sistemas de protección y cesiones de datos que se prevean (artículo 26).
Espero haberle ayudado.
Cordialmente.
Rafael Pérez Castillo.
rperezcastillo@gmail.com