¿Cómo formalizo las actas que están en formato digital desde hace 4 años?

Estimado Daniel: en relación con la consulta planteada, paso a informarte lo siguiente: el supuesto objeto de consulta trata sobre todas las actas en formato digital de vuestra entidad asociativa que están sin compilar, planteándonos como ponerlas al día.
Pues bien, para dar una respuesta adecuada, en primer lugar, debemos de partir de lo referido en el art. 14 de la Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociación, a cuyo tenor:
“1. Las asociaciones han de disponer de una relación actualizada de sus asociados, llevar una contabilidad que permita obtener la imagen fiel del patrimonio, del resultado y de la situación financiera de la entidad, así como las actividades realizadas, efectuar un inventario de sus bienes y recoger en un libro las actas de las reuniones de sus órganos de gobierno y representación. Deberán llevar su contabilidad conforme a las normas específicas que les resulten de aplicación.
2. Los asociados podrán acceder a toda la documentación que se relaciona en el apartado anterior, a través de los órganos de representación, en los términos previstos en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal.
3. Las cuentas de la asociación se aprobarán anualmente por la Asamblea General”.
Este precepto legal tiene carácter supletorio tienen conforme a la Disposición Final Segunda de la Ley citada, al establecer que:”Excepto en aquellos preceptos que tienen rango de Ley Orgánica, la presente Ley tiene carácter supletorio respecto de cualesquiera otras que regulen tipos específicos de asociaciones, o que incidan en el ámbito del derecho de asociación reconocido en el artículo 22 de la Constitución, sin perjuicio de las competencias de las Comunidades Autónomas”, máxime, teniéndose en cuenta que la asociación REIR no está inscrita en el Registro de Asociaciones del Ministerio del Interior, salvo error u omisión por mi parte.
Si estamos en lo cierto, una vez constituida la asociación y registrada su Acta Fundacional y sus Estatutos ante el Registro de Asociaciones competente por razón del ámbito territorial asociativo, dicha entidad deberá llevar al día el Libro de Actas, que se legalizan en el Registro Mercantil correspondiente al domicilio social de la entidad asocaitiva o ante Notario del lugar.
Dicho Libro se puede comprar en las papelerías y ya vienen preparados para poder ser legalizados en el Registro Mercantil. Sin embargo, también es posible llevar estos libros ayudándonos del ordenador, es decir, de forma digital. Pero, para ello, deberás legalizar todas las hojas sueltas con numeración correlativa en el Registro Mercantil y utilizar posteriormente estas hojas para imprimir los libros a través de una impresora.
Así pues, ante el Registro Mercantil, se podrán llevar, indistintamente, libros encuadernados u hojas sueltas, numeradas correlativamente, hasta un máximo de 500 por libro. Cada libro recogerán los datos fundamentales de la vida asociativa, y son el referente legal ante terceros y ante los propios socios, de los acuerdos, composición, origen y destino de los recursos económicos de REIR, de ahí la importancia de tenerlos al día.
En consecuencia, el Libro de Actas viene a ser un libro de hojas numeradas, donde se recogerán las sesiones de los órganos de gobierno de la asociación, con especial referencia a los acuerdos adoptados. Su ordenación en el Libro será cronológica, y en caso de que deje alguna hoja o parte de ella, sin escribir, debe anularse para evitar anotaciones que no respondan al desarrollo de las sesiones.
Los datos que deberá contener cada acta son los siguientes:
•Órgano que se reúne
•Fecha, hora y lugar de la reunión
•Número de convocatoria (Primera o Segunda)
•Asistentes (Datos nominales o numéricos)
•Orden del día
•Desarrollo de la reunión con los principales argumentos ligados a las personas que los defienden
•Acuerdos adoptados
•Sistema de adopción de los acuerdos y resultados numéricos
•Firma de el/la Secretario/a y VºBº del Presidente/a
Las actas se deben recoger durante el desarrollo de las sesiones y presentarse en la siguiente reunión del órgano en cuestión para su aprobación, por lo que, normalmente, el primer punto del orden del día consiste en la lectura y aprobación del acta de la reunión anterior.
Espero haberte ayudado.
Cordialmente,
Rafael Pérez Castllo..
rperezcastillo@gmail.com

Con el debido respeto y la consideración que merece el criterio de D. Rafael Pérez Castillo paso a decirte que, tal vez, el camino más corto para vosotros sea recurrir al Registro en el cual estais inscritos y pedir ayuda. No todas las CCAA sigen el mismo criterio a este respecto, para poneros un ejemplo, Andalucía suministra hojas sellanas y númeradas de antemano que pueden ser impresas informáticamente e incluidas en capertas de anillas, lo cual no deja de ser novedoso aunque discutible. Es de suponer que teneis las actas en algún soporte y que las asambleas o reuniones de las que proceden se ha efectuado. En tal caso os aconsejo que procedais a registrarlas en el correspondiente Libro de Actas (digitalizado o maual) y que, si la legalización del Libro resulta ser posdatada a la de las Actas,inicies el registro con una diligencia de la persona que ejerza la Secretaría explicando la anomalía, siempre con el Vº Bº del Presidente. Esto, al menos, dejará, a salvo vuestra buena fe. Otro consejo es que no os desprendais del material original, sino que se ordene, se numere cronológicmente, se selle y firme por quien ejerza la Secretaría y se conserve bajo su custodia. De este proceder el/la Secretario/a debe dejar constancia en la Diligencia de “Ordenación o Copia” a que nos hemos refiriendo con anterioridad.

Buenas noches y gracias a los dos, esta consulta no se refiere a REIR, aqui yo he sido siempre secretario y lo tengo todo al dia,sino a otra entidad a la que me he incorporado como secretario hace poco, la entidad tenia ambito autonomico y el año pasado cambió su ambito a nacional. Entiendo que deberia dirigirme al Ministerio de Interior? No se si esto influye en mi pregunta.

Estimado Daniel: ante todo, gracias por la nueva aportación sobre esta consulta, la cual clarifica la cuestión. Si estamos en presencia de una entidad asociativa distinta a REIR, la cual en el año 2010 pasó del ámbito autonómico al nacional, inscribiéndose en el Registro Nacional de Asociaciones del Ministerio del Interior, como bien dice mi compañero de portal el camino más corto sea acudir a dicho Registro Nacional de Asociaciones sito en C/Amador de los Rios, 7. 28010-Madrid, en especial, en lo relativo a obtener información respecto al suministro de la respectiva documentación para poder formalizarse las actas y poder ser posteriormente legalizadas las mismas mediante su inserción en el correspondiente libro de la asociación.
Un cordial saludo.
Rafael Pérez Castillo.
rperezcastillo@gmail.com