Cómo elaborar procedimientos para el seguimiento de proyectos de cooperación al desarrollo.

Buenas tardes Caroline,

en primer lugar, lamento no poder servirte de ayuda en algo tan concreto como proporcionarte un ejemplo de “procedimientos”, es muy complicado, salvo que alguna entidad te facilitara su sistema de gestión con sus correspondientes procedimientos.

Piensa que dentro de lo que vosotros quereis “controlar”, “procedimientar”, hay varios conceptos, y documentos que se relacionan.

Si lo que quieres es realizar seguimientos en los proyectos, lo más sencillo es establecer indicadores asociados a los objetivos que tengan los proyectos: objetivos económicos, de productividad, de acciones, de cualquier cosa que hayais planteado.

Me explico, si se trata de un seguimiento económico, supongo que habréis de marcaros unas cantidades “equis” para las acciones (la cantidad esperada de gasto para equis cosa), se trata de marcar un indicador que refleje lo que esperábais, con lo realmente gastado (en el caso del dinero), y la desviación que ha habido entre una cosa y otra.
Para ser más objetivos en los seguimientos deberiáis establecer fórmulas, así como la fuente de datos, y la temporalización de la medida, es decir, cada cuanto tiempo vais a hacer el seguimiento de los valores esperados, con respecto a los obtenidos, y quién a de hacer el seguimiento.

Para cualquier procedimiento creo que éstos son los pasos a seguir:

1º Qué va a regular ese procedimiento (captación de fondos, gestión de proyectos, etc.) DEFINIR LO QUE QUEREIS PROCEDIMENTAR.
2º Quiénes son los responsables de ese proceso (lógicamente los implicados en el procedimiento). QUIENES VAN A HACERLO.
3º Cómo determina vuestra institución los pasos a seguir en ese proceso, (definir documentación necesaria, por ejemplo contratos de colaboración, convenios de adhesión, requisitos de los responsables,... es decir, cómo se debe hacer lo que habeis definido en el apartado primero) CÓMO HACER LAS COSAS.
4º Establecer unos documentos de referencia, y (con respecto a lo que apuntaba en párrafos anteriores), establecer un indicador asociado a ese proceso, que os pueda hacer reflexionar sobre cómo estáis haciendo las cosas. QUÉ VOY A UTILIZAR, Y CÓMO VOY A MEDIR LO REALIZADO.

Espero que aunque no te haya dado un ejemplo, estas breves anotaciones puedan ayudaros a elaborar vuestros propios procedimientos.

Un saludo.

María Núñez

Estimada Caroline:
Como dicen los compañer@s es algo muy extenso de explicar y con muchas variables. Si lo que quereis es calidad en el servicio os recomiendo la incorporación de una norma ISO de calidad.
Un saludo y suerte con vuestro proyecto.

Coincido con mis colegas en que no es un asunto ligero, pues existen herramientas y procediminetos mínimos, tanto técnicos como financieros.
Es bueno saber que los primeros apuntan a verificar el avance del proyecto; así como los financieros, buscan asegurar la buena ejecución presupuestal.

Hola Carolina:
Ya te lo indican los compañeros, y comenta muy bien María los pasos que deben seguir un procedimiento marcando quienes lo van hacer,cómo se va hacer, y qué medios vas a utilizar para medirlo y qué momento.
No hay un modelo único pero lo importante es poder mostrar su transparencia.
Muchas suerte
Saludos
María José

Estimada Caroline:

MI recomendación es que busquéis a alguien con experiencia en estos temas para que os ayude a diseñar los procedimientos a los que haces referencia. De esta forma ahorraréis tiempo y posibles errores.

Ten presente que muchos de ellos viene condicionados por lo establecido por los organismos financiadores por lo que te puedes inspirar en sus procedimientos para diseñar los vuestros.

Un cordial saludo.

Las consultas resueltas por los asesores de la Fundación Luis Vives no tienen carácter vinculante.