¿Cómo debemos empezar para crear los departamentos de comunicación, proyectos /estrategia y captación de fondos?

Hola :)

Bueno, lo que preguntáis es muy amplio y posee muchas fases de preparación, revisión, puesta en marcha y evaluación.

Pero bueno, en primer lugar debéis tener muy en claro que esperáis de cada departamento. ¿cuál o cuales serían los objetivos de cada uno de ellos a cumplir.

Cada departamento debe tener una descripción de las tareas a realizar. La definición concreta de los puestos de trabajo y que perfiles de voluntarios necesitáis.

La planificación inicial de vuestro plan de trabajo lo debéis confeccionar a conciencia teniendo siempre como elemento de referencia, los estatutos de vuestra asociación, los valores de la misma, y los objetivos anuales perseguidos. (Esto les ayudará de cara a la estrategia de captación de fondos, recursos que necesitarais, etc)

Esto os vuelvo a repetir, es muy amplio, quizá os haga falta incorporar dentro de vuestra asociación a una persona que tenga experiencia en la realización de proyectos.

Bueno, mucha suerte con ello.
Cecilia Barrios

1º.- Deberiais de crear un organigrama con los departamentos
2º.- Planificacion y delimitacion de departamentos
3º.- Gestión de los departamentos
4º.- Captación de fondos origen y destino de los mismos.

Hola,
Hace cinco años pusimos en marcha eld epartamento de comunicación y captación de fondos de Fundación Adsis, donde todavía hoy sigo mo responsable. Desde la experiencia creo a grosso modo se deben seguir los siguienets pasos:

1. Ver con qué presupuesto contáis para la contratación de una persona (o agencia externa) que lidere el tema. Sólo con voluntariado es un tema demasiado delicado, unque depende del compromiso de voluntariado que tengáis. Nosotros nos asesoró AlterCompany (www.altercompany.com ) y fue todo un acierto.

2. Elaborar junto a la persona contratada para ello (o vountariado comprometido, o empresa externa) un diagnóstico de la organización en relación a la comunicación, un DAFO y, a partir de él, un Plan de Comunicación Externa y de Captación de fondos privados.

3. A partir de un diagnóstico, DAFO, etc., elaborar el Plan de Comunicación y Captación de fondos privados. Este plan define públicos, canales, mensaje, estrategia, etc.

4. A partir de ahí, ir poniéndolo en marcha poco a poco. Lo ideal sería poder contar con un mínimo de una persona dedicada más a tarea de comunicación y otra más orientada a la captación de fondos privados, principalmente orientada a empresas.

Sobre el tema de la formación, por tu maul no veo dónde os encontráis físicamente, pero hay muchas entidades, fundaciones, etc,. dedicadas a formar en estos temas, algunas de ellas gratuitamente o a precio bajo para ONG.

Un abrazo,
Sònia Flotats
Responsable deComunicación
Fundación Adsis

Estimado Manuel:

Me decanto por los consejos de Cecilia y Juan José, ya que buscan responder a la pregunta de “¿Por qué ahora y por qué esos departamentos, y no otros?”. El hecho de que la decisión surja de una planificación reflexiva ops marcará qué necesidades tenési y de qué recursos disponéis, ya que se puede dar el caso de que terminéis “trabajando” para mantener áreas que luego resultan no ser prioritarias, o que aprovechési la oportunidad que brinda un personal voluntario con perfiles muy determinados, pero que puede decidir irse en unos meses.

Y, si optáis por la planificación, os recomiendo que la hagáis lo más participativa posible.

Espero haberos resultado de utilidad.

Un saludo

Sergio

La verdad es que son muchos departamentos, todos ellos muy importantes de golpe. Quizá mi primer consejo es que lo hicierais poco a poco y desde mi punto de vista sería necesario al menos un personal contratado para hacerse cargo de la responsabilidad que requieren cada uno de ellos, los voluntarios vendrían después.
En cuanto al ámbito que más conozco que es comunicación, estoy de acuerdo con Sonia, aunque quizá no necesitéis contratar un externo al principio pero sí tener muy claro que es lo que queréis comunicar y a quién os dirigís, en base a esas necesidades elaborareis una estrategia y diseñareis unas herramientas de comunicación (folletos, página web, anuncios…etc)
El presupuesto con el que contáis es muy importante, si lo tenéis muy apretado yo os aconsejaría por desarrollar herramientas on line, que ahorran el coste de producción, aunque también es muy importante de cara a fundraising disponer de materiales informativos con los que presentar vuestra ONG.

Un saludo

Saludos:

Poco más puedo aportar a lo que ya han hecho mis compañeros. Sin duda, la base está en la creacion del Plan de “Empresa”, donde aparecerán todas las estructuras que se deben desarrollar, incluidas éstas, pero que deberán “colgar” de las decisiones estratégicas que se hayan tomado previamente: objetivos, públicos objetivos, posicionamiento y ventajas competitivas.

La implementación de estos departaemntos (sean internos o externos) debería estar en función de estas decisiones previas.

Hasta pronto.

Enric

Hola, Manuel,

mis colegas ya te dan muchas respuestas… Verás, estoy con Juan José en que lo primero es que hagáis vuestra planificación estratégica global. La comunicación y la captación de fondos van íntimamente ligadas con el plan general de la entidad, orientado al cumplimiento de la misión. Si sois un equipo pequeño con mucho voluntariado es importante que no queráis abarcar mucho de golpe y os tracéis una ruta a tres o cinco años vista, por ejemplo, con unos cuantos objetivos cada año, que estén a vuestro alcance. ¡Hay que hacer muchos números y pensar con “la cabeza”!

Si quieres, te puedo pasar un modelo de planificación estratégica sencillo, como el que usamos en ARSIS. Nosotros somos una pequeña ONG e iniciamos todos esos departamentos en plan casero, con apenas tres personas, todas voluntarias y miembros comprometidos de la Fundación. Aunque siempre se puede mejorar y crecer, por supuesto, ¡no nos ha ido nada mal!

En cuanto a formación, aquí en Soluciones encontrarás varios cursos sobre estrategia, gestión de proyectos y captación de fondos. Desde ARSIS también ofrecemos algunos. Te puedo mandar información si te interesa. Especialmente impartimos uno idóneo para personas que se inician en este campo.

Un saludo cordial y adelante. He tenido alumnos de entidades que hacen lo mismo que vosotros, en otras CCAA, y me parece una labor preciosa.

Montse de Paz - montse@arsis.org

Hola Manuel
Hay muchas buenas sugerencias.
Sólo podría agregar lo siguiente:
- Solamnete crea departamentos u oficinas cuanfo haya la necesidad, esto es, que tenga lago que hacer o que el trabajo de una se tanto que se necesite dividirla en 2 o 3 oficinas.
- A partir del Plan Estartégico, ya nombrado, deberás asignar responsables de las actividades programadas en el año, si no hay dispuesto actividades para estas nuevos departamentso, deberás incluirlos en el Plan Estratégico y redefinir actividades.
Suerte
Lucho Canales
Lcanales@viabcp.com

Lo primero es delimitar bien cada departamento, sus objetivos a corto, medio y largo plazo.
Segundo dotarles de los necesario para poder llevar a cabo sus objetivos.
Tercero tener personas que se responsabilicen de llevar a cabo la tarea encomendada a cada departamento.

Debes crear un proyecto en que se incluyan las líneas generales de por qué quiieres crear un cargo nuevo, es decier cuál es la justificación de tener un cargo que cubra un área específica.
Teniéndo el capital humano, debieras empezar por crear un perfil para cada cargo e involucrar a las personas según sus competencias. Para ello es necesario que trabajes con algún especialista u otra organización que te ayude a elejir los perfiles de las personas.
Guido
Chile

Ahora como consejo es necesario reformular tus líneas formales de la organización que representas, para darle una seriedad a lo que quieres plantear.

Es necesario crear un manual de funciones de los departamenteos que quieres crear, como lo veo es una reestructuración que apunta a realizar grandes proyectos, es por ello que deben estar muy bien definidos los objetivos y el plan estrategico de vuestra organización.

Estimado Manuel: en relación con tu consulta, paso a informarte lo siguiente: sin perjuicio de lo que referidos por mis compañeros/as de portal, debo añadirte que el término “Voluntariado Virtual” se aplica generalmente a las tareas voluntarias que se realizan al menos parcialmente a través de Internet. Los voluntarios pueden participar diseñando una página Web, traduciendo documentos, elaborando materiales educativos, diseñando gráficos… etcétera.
A tal efecto, Susan Ellis y Jayne Cravens publicaron en el año 2000 una “Guía de Voluntariado Virtual”, que presentaba de forma sistemática cómo gestionar un programa con “voluntarios virtuales”. La guía explica cómo seleccionar, coordinar y evaluar a quienes hacen tareas de voluntariado en línea (online).
La traducción al español fue realizada por miembros de Evoluntas. Más de diez traductores voluntarios participaron en la tarea. Así que se trata de una “guía de voluntariado virtual” traducida por voluntarios virtuales. Aquí tienes el resultado:
Guía de voluntariado virtual de Susan Ellis y Jayne Cravens
Un cordial saludo.
Rafael Pérez Castillo.
rperezcastillo@gmail.com