¿Cómo debe ser el libro de altas y bajas de voluntariado?

Estimada Erika: en relación con la consulta planteada, paso a informarte lo siguiente: en primer lugar, la cuestión que nos trasladas viene dada por la forma que debe contener el libro de altas y bajas de los y las voluntarios/as; es decir, si debe ser en soporte físico formato de cuaderno, en soporte digital si es válido en este soporte un cuadro excell; datos que debe contener; si puede ser dicho libro de altas y bajas un archivador con fichas de los y las voluntarios/as.
De conformidad con lo expuesto, y partiendo de la existencia de una fundación civil con sede en Tudela (Navarra), “prima facie”, sería de aplicación la Ley 6/1996, de 15 de enero, de Voluntariado, siempre y cuando ·el personal voluntario de dicha fundación participe en programas de ámbito estatal o supraautonómico, así como a las correspondientes organizaciones en cuanto desarrollen dichos programas. Igualmente, también será de aplicación a los voluntarios y organizaciones que participen en programas que desarrollen actividades de competencia exclusiva estatal”, tal como establece el artículo 2 de dicho texto legal.
De igual forma, siempre y cuando el ámbito de aplicación de esa fundación civil fuera estatal o supraautonómico, es dable traer a colación lo referido en el artículo 8 de la Ley 6/1996, de 15 de enero, a cuyo tenor:
“1. Las organizaciones que cuenten con la presencia de voluntarios habrán de estar legalmente constituidas, dotadas de personalidad jurídica propia, carecer de ánimo de lucro y desarrollar programas en el marco de las actividades de interés general recogidas en el artículo 4 de esta Ley. Los distintos Ministerios, dentro de los créditos habilitados a tal fin, podrán conceder subvenciones o establecer convenios con las entidades de voluntariado siempre que se cumplan los requisitos exigidos en la legislación general sobre subvenciones y se realicen de acuerdo con criterios de transparencia y equidad, de la forma que reglamentariamente se establezca.
2. Dichas organizaciones deberán, en todo caso:
a) Cumplir los compromisos adquiridos con los voluntarios en el acuerdo de incorporación a la organización.
b) Acreditar la suscripción de una póliza de seguro, adecuada a las características y circunstancias de la actividad desarrollada por los voluntarios, que les cubra de los riesgos de accidente y enfermedad derivados directamente del ejercicio de la actividad voluntaria, con las características y por los capitales asegurados que se establezcan reglamentariamente.
c) Cubrir los gastos derivados de la prestación del servicio y dotar a los voluntarios de los medios adecuados para el cumplimiento de sus cometidos.
d) Establecer los sistemas internos de información y orientación adecuados para la realización de las tareas que sean encomendadas a los voluntarios.
e) Proporcionar a los voluntarios la formación necesaria para el correcto desarrollo de sus actividades.
f) Garantizar a los voluntarios la realización de sus actividades en las debidas condiciones de seguridad e higiene en función de la naturaleza y características de aquéllas.
g) Facilitar al voluntario una acreditación que le habilite e identifique para el desarrollo de su actividad.
h) Expedir a los voluntarios un certificado que acredite los servicios prestados.
i) Llevar un registro de altas y bajas del personal voluntario.”
Por su parte, para el caso de estar en presencia de una fundación civil cuyo ámbito no supere la Comunidad Foral de Navarra, sería de aplicación lo referido en el artículo 11 de la Ley Ley Foral 2/1998, de 27 de marzo, del voluntariado de la Comunidad Foral de Navarra, el cual establece lo siguiente:
1. Las entidades de voluntariado deberán estar legalmente constituidas y dotadas de personalidad jurídica, respetar y dar respuesta positiva a los derechos de las personas voluntarias que participan en los programas que desarrolla la entidad, y actuar ante las personas y grupos sociales que precisen su ayuda solidaria sin ningún tipo de discriminación.
2. Dichas entidades deberán suscribir una póliza de seguro que cubra los riesgos de accidente del personal voluntario durante la prestación de los servicios voluntarios y que responda ante terceros por los daños y perjuicios que puedan ocasionar como consecuencia de su actividad.
3. Deberán llevar un libro de altas y bajas de las personas voluntarias en el que conste el programa en el que están incluidas”.
A la luz de lo expuesto, al no establecerse ningún impedimento tanto por el legislador estatal como por el legislador foral “donde la ley no distingue nosotros no debemos distinguir”, cabe considerar la posibilidad de utilizar para el libro de altas y bajas del voluntariado de forma indistinta tanto el formato digital como el soporte físico; en otras palabras, además de una base de datos en excell o access en la que consten sus datos personales, sus habilidades, las fechas y horarios de contribución, saber si es en sede o desplazados, etc. también si son voluntarios/as periódicos o puntuales-p.ej.,ferias, traducciones, etc.) también suele ser útil y conveniente guardar una carpeta física en la que se recoja la ficha del voluntario, la firma del código ético de la organización y de la condición de voluntario, el seguro, entre otras cuestiones.
En suma, el libro de altas y bajas del voluntariado no es muy distinto al del libro de registro de socios/as. A título informativo, te remito en archivo adjunto relativo a “voluntariado y seguros”, elaborador por Feaps, pudiendo encontrar en el Anexo II de dicho documento un modelo de libro de registro de volunarios/as.
Espero haberte ayudado.
Un cordial saludo y Feliz 2015.
Rafael Pérez Castillo.
rperezcastillo@gmail.com