¿Cómo contabilizamos en sede una subvención que enviamos a terreno directamente y que justifican también desde allí?

Estimada Ana,

Para el envío de dinero se contabiliza:

652 a 572

A ingresos, el mismo importe,

130 a 725

(a menos que utilicéis cuentas de los grupos 8 y 9)

No hay que distinguir qué dinero del que habéis enviado ha sido ejecutado por ellos, ya es parte de su contabilidad.

La auditoría contable externa sólo va a comprobar que efectivamente el dinero ha sido efectivamente enviado, no le preocupa cómo se está gastando en destino. Otra cosa es la justificación del proyecto al financiador, que sí va a pedir las facturas de la contraparte, pero eso ya es a la finalización del proyecto.

Espero haberte servido de ayuda.

Un saludo cordial,

Bernardo Naranjo
gestion@balendu.org

La respuesta no es vinculante

Hola Ana
La forma más correcta de contabilizar una subvención que destináis parte a la contraparte local y que debe enviaros una justificación técnica y económica sería:

• Por concesión de la su*bvención:

1. 4708 a 132 (por el importe de los gastos de gestión / overheads que suelen ser el 10%)
2. 4707 a 412 (por el importe que váis a transferir a la contraparte local)
3. Por el cobro de la subvención:

572 a 4708 (por el importe de gtos de gestión) a 4757 Hacienda Pública, acreedor por subvenciones recibidas en concepto de entidad colaboradora (artículo 815 TRLGP) (por el importe a transferir)

• Por envío del dinero:

412 a 572 (por el importe transferido a la contraparte)

• Por la justificación de la subvención:

4757 a 4707 Hacienda Pública, deudor por colaboración en la entrega y distribución de subvenciones (artículo 815 TRLGP) (por el importe justificado)

• Por la imputación a ingresos de la subvención:

132 a 725 (por el importe de gtos de gestión)

Hola Ana

Perdona el formato anterior.

La forma más correcta de contabilizar una subvención que destináis parte a la contraparte local y que debe enviaros una justificación técnica y económica sería:

• Por concesión de la subvención:

1. 4708 a 132 (por el importe de los gastos de gestión / overheads que suelen ser el 10%)
2. 4707 a 412 (por el importe que váis a transferir a la contraparte local)

• Por el cobro de la subvención:

572 a 4708 (por el importe de gtos de gestión) a 4757 Hacienda Pública, acreedor por subvenciones recibidas en concepto de entidad colaboradora (artículo 815 TRLGP) (por el importe a transferir)

• Por envío del dinero:

412 a 572 (por el importe transferido a la contraparte)

• Por la justificación de la subvención:

4757 a 4707 Hacienda Pública, deudor por colaboración en la entrega y distribución de subvenciones (artículo 815 TRLGP) (por el importe justificado)

• Por la imputación a ingresos de la subvención:

132 a 725 (por el importe de gtos de gestión)

Muchas gracias por vuestra ayuda. Yo hasta ahora lo venia haciendo como indica Bernardo Naranja y despues de vuestros comentarios no me queda muy claro cual es finalmente la foram correcta, es como indica Arturo Oñate??

Hola Ana
La forma que propongo creo que es más fiel.
Utilizar las cuentas del subgrupo 65 creo que no es lo acertado pues la entidad que transfiere el dinero no está concediendo-dando una ayuda monetaria sino que actúa como gestora de la parte de subvención que se transfiere a la contraparte local. Quien otorga da la ayuda es la administración.
De hecho si haces un apunte de las 652 a la 572 cuando transfieres el dinero:

• ¿qué apunte haces si la contraparte no justifica la parte transferida?
• ¿no reflejas en contabilidad que lo que estás transfiriendo es a cambio de cumplir unas obligaciones (ejecutar el proyecto y justificarlo) y que hasta que las cumplan es un dinero que puedes exigir de vuelta?
• ¿acaso esa parte de la subvención es un ingreso para tí o simplemente es un cobro?

Así es como contabilizo una subvención que nos conceden a un grupo de entidades pero que sólo la mía es la que actúa de Jefe de Grupo y por tanto de representante ante la Administración. La subvención que nos conceden y que se canaliza a través del jefe de grupo es para todos y será ingreso en cada una por la parte que le corresponda a cada una, aunque me la paguen a mi.
Además hago mención a una cuenta existente en el PGC de las ESAL que es “Hacienda Pública, deudor por colaboración
en la entrega y distribución de subvenciones (artículo 81.5 TRLGP)” que es la cuenta que habría que usar atendiendo a los artículo 12, 13, 15 y 16 de la Ley 38/2003 General de Subvenciones referente a las entidades colaboradoras, que es como se llama a la entidad que transfiere parte de la subvención a otra (normalmente la contraparte) y que no vale con que la contraparte local te emita una factura o un recibí sino que te tiene que enviar todos los justificantes de gastos.

Buenos dias Arturo,

Queria comentar otro punto. No tengo clara la imputacion a resultado de los gastos indirectos.La subvención una vez que nos la conceden tenemos dos años para ejecutar el gasto y no tenemos plazos estipulados intermedios de presentacion de justificaciones. Por otro lado no llevamos una contabilidad analitica en donde veamos en que parte del coste indirecto hemos incurrido a final de año. Imputamos el ingreso en función de la justificación presentada por el Sur o en base a criterio de caja ( Ya se que no es el más correcto)?? Ya se que lo ideal seria llevar la contabilidad analitica pero el tiempo que nos llevaria no nos compensa…

Hola Ana
También es correcto. Entiendo que en esta subvención os financia (o costea) los gastos de overheads o gastos indirectos que no son necesarios justificar. Suele ser un porcentaje alrededor del 10%.
Según os va justificando el “Sur”, lleváis a ingreso ese porcentaje de la cantidad correctamente justificada, según reviséis y validéis la misma.
Recomiendo que exijáis al “Sur” que os presenten una justificación a 31 de diciembre (o cuando cerréis ejercicio) para así reflejar fielmente que ese ingreso corresponde al ejercicio terminado.

Buenas tardes,
Despues de darle muchas vuelvas no me ha quedado claro como contabilizar la operacion ya que hay dos opciones.
Una opcion es contabilizar el gasto por la parte que se envia y el ingreso por la subvencion recibida,en este caso estamos contabilizando un gasto que no estar ejecutado, es esto contablemente correcto??
Por otra parte esta la opcion que presenta Arturo, que contablemente lo veó más correcto pero no se si la figura de entidad beneficiaria se puede equiparar a entidad colaboradora, no estamos mezclando terminos???.
Ademas he revisado algunas cuentas anuales auditadas de ONGs y en PyG si que presentan las subvenciones recibidas como ingreso y el dinero entregado como gasto.
Os agradeceria mucho que me aclaraseis estos puntos, porque tengo que cerrar el 2010 y no se aun como contabilizar esta operacion.

Muchas gracias

Ana