Categorización de gastos indirectos en la presupuestación y posterior justificación

Querido Roberto:
Qué suerte si tenéis más gastos indirectos que los gastos que podéis justificar!!!
Como sabes, tanto en la presupuestación (es decir al realizar el proyecto y someterlo a financiación pública o privada) y a la hora de su justificación, debes ceñirte a las normas que el financiador sea público o privado te marque. Sin embargo es bueno consultarlo con dicho financiador en la etapa de presupuestación para luego no encontrarse con sorpresas, como por ejemplo que has dispuesto de unos fondos que al no poder justificar adecuadamente luego tienes que reembolsar.
Piensa en gastos corrientes como alquiler, luz, teléfono, trasnsportes, comunicaciones, gastos de personal, equipos, publicidad…
Un abrazo y buena suerte

Hola Roberto
Quisiera opinar al respecto, sibien no tienen una sede u oficina en esa localidad si lo que vayan a hacer esta dentro del Plan y dle Presupuesto aprobado, no habría mayor problema, más aún si hacen una nota para que el financiador este advertido de este hecho.
Lo que hagan se debe cargar a un centro de costos, ya sea del proyecto o de alguna de sus Oficinas, pero como les mencioné dentro de un Plan y Presupuesto aprobado.
Espero haberte ayudado, saludos !!
Luis Canales
lcanales@viabcp.com

Estimado Roberto:
Como quiera que se trata de una administración especial, debería basar su estrategia de gestión de proyectos en acuerdos escritos con los auspiciadores, sobre todo en los aspectos de rendición de cuentas, asi evitarás contingencias futuras y optar por justificar legalmente los gastos.
Si es lícito o no destinar un porcentaje a gastos genéricos, en este caso lo debería establecer el convenio de financiamiento y el presupuesto que aprueba, que viene a ser ley entre las partes.
Muchos éxitos Roberto.

Estimado Roberto, junto con saludarte, veamos si te puedo ayudar, por un lado tienes el tema del presupuesto de la Organización que representas, en la cual se por lo visto no tienes contemplado un Item que indique gastos de proyectos, para lo cual te puedo señalar que siendo la escencia de la organización que representas de carácter social, es muy necesario contemplar gastos de los probables proyectos que puede ejecutar en un determinado periódo de ejercicio. Por lo tanto no debes olvidar que el Presupuesto es una Estimación de lo que ocurrira con respecto a los flujos posibles de tal organización. Entonces debes contemplar por un lado un Item de Gastos Imprevistos, que siempre es bueno justificar, auque no te lo pidan expresamente, pero es muy bien visto y evaluado entregar información adicional de este tipo de gastos, lo que se realiza posterior a la ejecución del proyecto.
Por otro lado dentro del presupuesto general, es necesario que puedas contemplar en cada Item lo que se estima que se ocupara en período específico, es decir el desgloce de cada uno debe completarse, pensando en lo que se puede gastar en los proyectos que se estima que van a ejecutarse.
Por lo tanto de esta explicación tienes tres alternativas, que son:
1) Integrar en el presupuesto un solo Item de Gastos Imprevistos o Gastos de Proyectos.
2) Integrar en el presupueso un Item de Gastos de Imprevistos o Gastos de Proyectos y además dentro de cada Item contemplar los proyectos a ejecutar.
3) Integrar en el Presupesto General en cada uno de los Item un espacio para los proyectos que se ejecutarán.
No me queda nada más que decirte que no te olvides de que siempre es bueno justificar este tipo de Gastos con respaldos y si no los tienes crear una forma de justificarlos, aunque sea para fines internos de la Ornagización que representas.
Espero haberte ayudado en algo, un saludo

Guido Asencio
Chile

Considero que una forma sistematica de justificar financieramente los prioyectos podría contener los siguientes aspectos

Presupuesto

1.Financiamiento

1.1.Monto total presupuestado por la Organización

1.2.Monto aportado por (otra organización, estado, comitente, )

1.3.Monto aportado por la Organización para el caso de excepcionalidad
1.4.Remanente institucional


2. Gastos Específicos
2.1.Gastos en personal
2.1 Gastos en personal. Total
2.2.Bienes de consumo (útiles de escritorios y otros)
2.3.Bienes de uso (equipamiento, máquinas y equipo de producción)
2.4.Libros, revistas y otros elementos coleccionables.
2.5.Pasajes y viáticos

3. Gastos presuntos . 5% (del total)
4. Forma de pago y cronograma.
De acuerdo al convenio. Los pagos se efectuarán luego de la efectiva recepción del subsidio, el proyecto se desarrollará durante 1 (uno) año.

d) Información adicional
Resumen del presupuesto:
Gastos en personal:
Gastos de personal pertenecientes a la Organización
asistentes, becarios, voluntarios

Gastos de personal externo

Asistente Técnico,
Asistente Técnico, B
Bienes de consumo (útiles de escritorios y otros)
Pasajes y viáticos
Gastos presuntos (gas, energía eléctrica, comunicaciones, mantenimiento, etc.)
Remanente Institucional

TOTAL
Por favor si existiera alguna duda, le propongo nuevamente comunicarse. Gracias

Es necesario la identificación documental de cada uno de los gastos en los que incurre la entidad, tanto para justificar una subvención o un convenio, ante la administración pública como como con las entidades privadas. El soporte documental, unas veces será una factura, otras un recibo y otras una certificación del presidente de la entidad. Esto es necesario consultarlo con la entidad donante, si es complicado conseguir el soporte documental, que no parece que sea ese vuestro caso.

Los gastos realizados por los voluntarios o bien son especificos del Proyecto, o seguramente forman parte de los gastos de la sede. En este último caso tendran un soporte documental (telefono, mantenimiento, personal que dedica tiempo al proyecto,...etc). Se justifican aportando ese documento, una vez “tasado” por el resto de financiadores en los porcentajes que les adjudiqueis. Es decir, los que el proyesto habreis establecido previamente.

Creo que el prolema es que no teneis todavia establecida la sede, pero estos gastos los soportara la entidad madre que os financia estos gastos. Un saludo