cambio de junta por renuncia de todos los cargos excepto presidente

Hola,
soy la presidenta de una asociacion muy pequeña y muy joven de payasos de hospital para trabajar en India que lleva en marcha un poquito menos de dos años. Cuando comenzamos, las cuatro personas que formamos la junta: presidenta, tesorera, secretaria y vocal, apostabamos por una misma direccion y compromiso de trabajo, pero durante este año todos los miembros excepto la que escribe se han dado cuenta que no pueden ni quieren asumir la implicación y el trabajo que requiere el hecho de que estamos creciendo, por tanto poco a poco han ido comunicandolo, hasta que por fin esta semana he conseguido que lo plasmaran sobre papel para hacer los tramites oportunos de cese como miembros de la junta, para evitar dificultardes a la hora de nuestro trabajo que ya comenzaban a ser evidentes. Existen dos personas mas interesadas en suplir los cargos de Secretaria y Tesorera, con lo que por lo que he visto en alguna de vuestras respuestas a temas parecidos, tendriamos que hacer un acta para llevar al registro, pero he visto modelos en los que tienen que firmar las personas salientes.
Mi pregunta es si es posible preparar un acta con los nuevos cargos con firma de los mismos y sin firma de los salientes justificando esta ausencia adjuntando sus cartas de renuncia. ya he intentado hacer una reunión de equipo, y los diferentes ritmos de vida, y lugares de residencia han sido la excusa de no asistencia de los que ya han renunciado, y no me gustaria perder mas tiempo, ya que al estar nuestra labor social en India, cuanto mas nos demoremos, mas tardaremos en tenerlo todo en regla y volver a nuestro trabajo que es lo que mas me preocupa actualmente.