Cambio de cargo de puesto de Secretaria de la Junta Directiva en el transcurso de presentación y justificación de subvenciones

Justificación de proyectos en curso:

Para los proyectos ejecutados en 2024 y cuyas justificaciones se presentarán entre enero y febrero, lo más prudente sería que las declaraciones responsables sean firmadas por la persona que ocupaba el cargo de Secretaria durante el período de ejecución de esos proyectos. Esto asegura coherencia y continuidad en la documentación presentada.
Aunque el documento firmado en la Asamblea Extraordinaria tiene validez legal, las administraciones suelen requerir la copia sellada para validar oficialmente los cambios. Por lo tanto, hasta que no tengas la copia sellada, es recomendable que la Secretaria saliente firme las justificaciones.
Convocatorias futuras antes de tener la copia sellada:

Si se aprueba el cambio de Secretaria y surge una convocatoria antes de recibir la copia sellada, puedes presentar la copia del acta de la Asamblea de la Junta Directiva como prueba del cambio. Sin embargo, algunas convocatorias pueden requerir la copia sellada por la administración. En este caso, sería prudente adjuntar ambas: la copia del acta y la copia sellada de la composición anterior de la Junta Directiva, explicando la situación.
Documentos registrados ante Notario:

Efectivamente, deberías acudir al Notario para actualizar la composición de la Junta Directiva y el poder notarial de representación legal. Esto asegura que todos los documentos estén actualizados y reflejen la nueva estructura de la Junta.
En cuanto al bastanteo de poderes de la Comunidad de Madrid, lo más seguro es que necesites solicitar uno nuevo para reflejar el cambio de Secretaria. Es recomendable verificar directamente con la administración correspondiente para confirmar este procedimiento.
Espero que estas respuestas te sean de ayuda.

Buenos días,

Secundo el aporte de Andre.
Por otro lado, para tranquilidad de las ONG en esta situación, esto es algo que indudablemente se da en todas las entidades.
No hay un momento adecuado, siempre pilla “entre gestiones”, por lo que lo prudente es activar los procesos de renovación de cada documentación afectada por el cambio a través de los organismos pertinentes.

Entre tanto, tratad de aunar y archivar bien toda documentación relativa al cambio en el órgano de gobierno.
De esta forma, durante el proceso podréis adjuntar la justificación de la composoción previa y el acta de reunión en la cual se determina el cambio, los justificantes de registro electrónico para la renovación ante organismos oficiales, etc.

RECOMENDABLE adjuntar junto con esta documentación acreditativa, una declaración responsable firmada por la o el representante legal de la entidad- con la exposición de motivos y reflejando que ya se están tomando las acciones pertinentes para validar la nueva composición de cara a este 2025.

Si la administración sigue requiriendo documentación y no queda claro el proceso, sugerimos tratar de ponerse en contacto telefónico, o en su defecto por correo electrónico, con el área específica. Por experiencia, aquí suelen prestar una atención más personalizada que en consultas genéricas, aunque hay que dar con el contacto adecuado por cuenta propia.

Esperamos que sirva de complemento a la ayuda brindada por las personas voluntarias, y cualquier otra consulta estamos siempre a disposición vuestra.

Saludos,

Muchísimas gracias Andre y Cristina.

Por la rapidez en contestar y por dejarlo todo tan bien recogido e indicado.

Me imaginaba que más o menos sería así, pero ahora me ha quedado mucho más claro.

Es un lujo poder contar con espacios como este foro y con la colaboración de personas como vosotrxs.

Ya he resuelto todas mis dudas.

Gracias de nuevo.

Cierro la consulta.