Alta del fichero de socios y usuarios en la agencia de protección de datos

Hola MªNatiadory,

Este tipo de consultas ha sido ampliamente respondido en el pasado en este mismo foro. Te sugiero que escribas “protección de datos” en el buscador de SolucionesONG. Aparecen 29 consultas anteriores relativas a este tema. Seguro que en las respuestas correspondientes encontrarás toda la información que buscas.

Espero que esta información te sea de utilidad.

Un abrazo,

Jaume Albaigès
Correo: jalbaiges(en)tecnolongia(punto)org
Blog sobre TIC y ONL: http://www.tecnolongia.org

Buenas de nuevo,

A partir de esta consulta me he permitido una breve reflexión en mi blog. Sin pretender pasarme de listo y simplemente tratando de hacer un poco de pedagogía. Espero que se me entienda.

Saludos

Clica aquí para leer el artículo

Estimada M.ª Natiadory: en relación con tu consulta planteada, paso a exponerte lo siguiente:
En primer lugar, la Agencia Española de Protección de Datos, conforme a su normativa vigente, tiene como función velar por el cumplimiento de la legislación sobre protección de datos y controlar su aplicación, en especial en lo relativo a los derechos de información, acceso, rectificación, oposición y cancelación de datos
Partiendo de lo dispuesto, el concepto de fichero esta descrito en el artículo 3.b) de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, según el cual, se define el fichero como ‘todo conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso’.
En consecuencia, debéis inscribir en el Registro General de Protección de Datos todos los ficheros que contengan datos de carácter personal (por ejemplo: fichero pacientes, fichero informes, fichero nóminas, fichero clientes, etc.).
Dichos ficheros deben ser inscritos en el Registro General de Protección de Datos a nombre de cada uno de los responsables y conforme al formulario disponible de forma gratuita en la web de la Agencia.
Tanto para inscribir, como para suprimir o modificar la inscripción de un fichero en el Registro General de Protección de Datos, se deberá cumplimentar el modelo establecido en la Resolución de 12 de julio de 2006, de la Agencia Española de Protección de Datos, por la que se aprueban los formularios electrónicos a través de los que deberán efectuarse las solicitudes de inscripción de ficheros en el Registro General de Protección de Datos, así como los formatos y requerimientos a los que deben ajustarse las notificaciones remitidas en soporte informático o telemático.

Por otra parte, el artículo 14 de la Ley Orgánica 1/2002, reguladora del Derecho de Asociación, señala que los datos de los socios de asociaciones están sujetos a lo regulado en la Ley Orgánica 15/1999 de 13 de Diciembre de protección de datos de carácter personal, obligando dicha Ley a:
- A solicitar de vuestors asociados sólo datos adecuados y pertinentes a la finalidad para la que se obtienen ( artículo 4.1). Nuestros formularios de adhesión preguntarán lo estrictamente necesario.
- A no usar dichos datos para finalidades incompatibles con aquellas para las que los datos hubieran sido recogidos ( artículo 4.2). No podreis utilizar la información de la que disponeis
más que para el propio funcionamiento como asociados de los miembros del fichero.
-Los datos no necesarios han de cancelarse ( artículo 4.5 ). Socios que se han dado de baja.
- Hay que informar a los nuevos socios en nuestros formularios de adhesión acerca de que ( artículo 5), existe un fichero de datos personales de la finalidad de recogida de los datos personales
de los destinatarios de la información del responsable del fichero
-Algún socio podría solicitar, por motivos fundados y legítimos derivados de una concreta situación personal, que alguno de sus datos no figuraran en el fichero ( artículo 6).
-El responsable del fichero (debe consignarse en los estatutos el mismo, siendo normalmente el Secretario/a de la asociación por sus funciones específicas) debe velar por evitar que los datos personales tengan accesos no autorizados, o se usen para fines no autorizados ( artículo 9).
- El responsable del fichero debe guardar secreto sobre los datos de carácter personal objeto de su responsabilidad ( artículo 10).
-Sólo pueden cederse los datos de un fichero con permiso de los interesados ( artículo 11 ). Supongamos que se pretenda hacer un estudio a nivel federación sobre las características de los asociados de asociaciones de vecinos, cada asociación debería proteger sus ficheros a no se r que los socios prestaran su consentimiento ( o lo hiciésemos constar al recibir los datos )
-Posibilidad de reclamación de indemnización de daños y perjuicios por los miembros del fichero si por incumplimientos resultan perjudicados (artículo 19).
En suma, existe la obligación de notificación de la existencia de un fichero a la Agencia de Protección de Datos, haciendo constar el responsable del fichero, el cual recae como regla general en la figura del Secretario/a, la finalidad del mismo, su ubicación, el tipo de datos que contiene, sistemas de protección y cesiones de datos que se prevean (artículo 26).
Un cordial saludo.
Rafael Pérez Castillo.
rperezcastillo@gmail.com

Dar de alta en la Agencia Española de Protección de Datos de los ficheros que tengais es muy fácil, ya que teneis en su página web WWW.agpd.es una serie de explicaciones muy claras y didácticas. Se trata siemplemente de rellenar una notificación electrónica (NOTA) y remitirla. Solo necesitais tener instalado el acrobat, y si no lo teneis, lo podeis bajar de allí mismo.https://www.agpd.es/portalweb/canalresponsable/inscripcion_ficheros/Obtencion_formulario/index-ides-idphp.php