Herramientas de Comunicación que mejoran la gestión de las organizaciones sociales

¿Cómo mejorar la comunicación en tu entidad? Te traemos el resumen del taller que Voluntariado Colombia realizó la semana pasada. ¡No te pierdas los recursos que te ofrece!

Fuente y autor: Voluntariado Colombia

Hoy día, las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC) están presentes de forma transversal en cualquier área de trabajo de las organizaciones sociales. Como seres humanos interactuamos cada vez más a través de las nuevas tecnologías, que desde hace unos años llegaron a nuestro mundo y lo hicieron para quedarse. Solo hay que echar un vistazo a las nuevas generaciones y observar esa capacidad de los “Nativos digitales” para entenderse con el lenguaje tecnológico y su habilidad para utilizar cualquier dispositivo: ordenadores, tablets y teléfonos.

Ese mismo fenómeno lo han vivido las organizaciones sociales, y si antes estábamos acostumbrados a hacer las cuentas en papel, guardar nuestras actas en archivadores, engordar álbumes con los recuerdos de nuestros eventos, imprimir afiches y pegarlos por toda la ciudad para conseguir llegar los ciudadanos; hoy en día la tecnología nos brindan nuevas formas de seguir haciendo lo mismo de antes, pero con una mayor agilidad, un menor coste y una mayor repercusión. Por lo tanto, las Organizaciones de Voluntariado y Entidades con Acción Voluntaria no podemos atrasar más esa cita pendiente con la tecnología; ha llegado la hora de darle la cara y darnos cuenta que son mucho más amables de lo que creíamos.

¿Por qué debería integrar la TIC a mi organización?

Porque las nuevas tecnologías nos pueden facilitar la vida, ayudarnos a agilizar procesos y sobre todo, pueden ser nuestra mejores aliadas a la hora de conseguir nuestros fines sociales. A continuación revisaremos los retos que tienen nuestras organizaciones y plantearemos algunas de las herramientas tecnológicas existentes, de las que podemos valernos a la hora de entrar en acción.

Participación y Trabajo en Red: Fomenta el debate o recoge las ideas de tus beneficiarios y participantes a través de grupos cerrados en Facebook con voluntarios o beneficiarios, o crea un grupo de e-maling a través de GoogleGroups. Abre espacios para la participación de tu base social e invítalos a escribir en el blog de tu organización, que puedes crear en Blogger o WordPress y ¡Es GRATIS!

Identificación de Necesidades: Crea encuestas con formularios de google o lanza preguntas a tus seguidores y voluntarios en Facebook. Vuelca la información que tienes sobre tu organización y tu comunidad en una tabla de Excell y analiza los datos obtenidos para formular soluciones o propuestas a través de tus proyectos.

Organización de base de datos: ¿Quiénes son tus usuarios, voluntarios y entidades colaboradoras? Organiza y digitaliza la información sobre tu base social. Establece unos campos homogéneos para todas tus fichas de recolección de datos o inscripción de actividades que te permita volcar la información en tus bases de datos en programas como Excell o Acces y mantenerlas actualizadas, sobre todo ¡No olvides escribir bien el correo electrónico! porque te será de mucha utilidad.

Sistematización: Recoger nuestra experiencia no es tarea fácil y a una sola persona se le escapan los detalles, así que para recoger nuestra historia e ilustrarla con imágenes, vídeos, materiales realizados y testimonios, podemos hacerla de la manera más colaborativa posible. Para ello utiliza Google Drive y comparte los documentos con un grupo de personas o utiliza algún servicio de almacenamiento de información online como Dropbox, en el cuál puedas recopilar todo el material audiovisual que le de vida a tu experiencia. Además, la sistematización no tiene sentido si no se comparte, se publica y se difunde. Para ello es fundamental convertir nuestras publicaciones en formatos que no puedan ser manipulados como en PDF y publicarlas en redes gratuitas como Slideshare, Issu o Prezi en donde de una manera agradable y visual, cualquier persona podrá conocer lo que hacemos.

Formación: Elabora manuales en formato digital que apoyen los procesos de formación para tus voluntarios o nuevos integrantes de tu organización. Si existe una persona en la organización que quiere compartir un conocimiento, porque no organizas jornadas de formación online a través de la herramienta de Hangouts de Google+, en el que un número ilimitado de personas se podrán conectar y seguir la charla en vivo y realizar preguntas. Además, los vídeos formativos quedarán grabados para ser visualizados de nuevo por otras personas.

Visibilización e Información sobre organización: Haz que Google te encuentre ¿Cómo? Hoy en día es imprescindible tener una página web y encontramos sitios gratuitos como Wix o Jimdo podemos optar por hacer un Blog y hacer de él nuestro sitio institucional, para que cuando alguien nos busque en internet… ¡Nos encuentre! Además de tener un sitio web es importante mantenerlo actualizado, así que asegúrate de colgar tus últimos eventos y noticias y dejar lo más visible posible los datos de contacto de tu entidad.

Sensibilizar y difundir campañas y causas: Si quieres sensibilizar a los ciudadanos sobre la temática que trabaja tu organización, bien sea la salud o la previsión de desastres naturales, como el trabajo infantil o la violencia contra las mujeres; puedes valerte de todas la redes sociales para hacer eco de tu trabajo, realizar campañas informativas, hacer que se hable sobre el tema y que más personas se informen y conozcan la realidad de los beneficiarios de tu entidad. Por lo tanto utiliza Facebook, Twitter, Youtube y Google+ para realizar tus campañas, difundir tus imágenes y redireccionar la gente a tu página web para que conozcan lo que hacen y se sumen a tu lucha.

Organización de eventos: ¿Estás organizando un evento en tu entidad? ¡Haz que se entere todo el mundo! De nuevo utiliza las redes sociales y pídele a tus seguidores que compartan la información de tu evento y el afiche en digital con todos los datos para llegar, y que le cuenten a sus amigos que ellos apoyan el evento y que también asistirán. ¿Recuerda que te dijimos que escribieran bien los emails en tu base de datos? Pues aquí llega la hora de utilizarlos, así que prepara una campaña de mailing entre todos los usuarios de tu base de datos y envíales la información a su correo desde el email de tu organización (No olvides dejar ocultos las direcciones de tus usuarios para no causar disgustos) o utiliza alguna herramienta gratuita de mailing como Mailchimp para llegar a todos de la mejor manera.

Captación de Recursos Económicos: Si estamos en busca de nuevos donantes particulares o empresas, que puedan hacer un aporte económico o en especie a nuestra organización, las nuevas tecnologías siempre nos ayudarán a dar mayor soporte y credibilidad a nuestro trabajo, así como una mayor confianza que impulsará a los nuevos donantes a dar el paso y apostar por nuestra organización. Si estamos concursando en una convocatoria o a la espera de una financiación, debemos mantener todos nuestros canales digitales al día para que los evaluadores encuentren toda la información que necesitan y se lleven una buena imagen de nuestro trabajo. ¡las tecnologías nos ayudarán a conquistar nuevas donaciones!

Captación de Recursos Humanos: Si tu organización necesita sumar esfuerzos, qué mejor manera que convocar a los nuevos profesionales y voluntarios a través de la red. Podremos captar nuevo talento a través de Linkedin y realizar nuestras campañas de captación de voluntarios a través de VoluntariadoColombia.org, un portal en el cual podemos publicar nuestras ofertas de voluntariado presencial y virtual y gestionar las candidaturas desde él. Ah, y no olvidemos apoyar todas nuestras convocatorias de personas a través de nuestras redes sociales y nuestro sitio web.

Para terminar, es importante tener en cuenta que las herramientas y posibilidades de las nuevas tecnologías evolucionan diariamente y nos exigen estar al día, así que es posible que mañana exista una nueva red social o portal de Internet que pueda ayudarnos a mejorar la gestión de nuestras entidades; pero a grandes rasgos lo primordial es tomar conciencia de el aporte que estas pueden hacer a nuestra gestión diaria. Si eres de los que te cuesta entender este nuevo lenguaje digital, convierte esta debilidad en una oportunidad para renovar tu organización y enganchar a los más jóvenes, estamos seguros que les encantará echarte una mano en esto de ponerte al día y convertir tu entidad en una organización 2.0. ¡Adelante!

¿Quieres más información? ¡Echa un vistazo al taller de Voluntariado Colombia!