Aún estamos a tiempo de evaluar nuestros proyectos de manera rápida y sencilla gracias a Google Docs

Con el cierre del año, el ciclo final de los proyectos se nos viene encima (memorias de justificación, de contenidos técnicos, económicas…). Os presentamos una herramienta sencilla y rápida para recopilar información: la opción “Formularios” de Google Docs para generar encuestas.

Estamos casi a final de año y, con la cercanía de estas fechas, se nos viene encima toda una vorágine de actividades relacionadas con el ciclo final de los proyectos: la preparación de memorias, la justificación económica, etc. Pero, ¿qué hacer al descubrir que nos falta información acerca del grado de satisfacción de los usuarios de nuestros programas y actividades o si la recopilación de la misma ha sido infructuosa a lo largo del año?

Tenemos que pensar entonces en una herramienta que nos permita recabar esa información de manera rápida y que, a su vez, sea de sencilla construcción y rápida distribución. Además, hay que intentar que posibilite un buen manejo de los datos, de manera fácil, pero que nos permita explotarlos al máximo sin que suponga ningún gasto adicional. Eso sí, ha de ser accesible a todos. ¿Qué se os ocurre que reúna estas características? Nosotros os proponemos Google Docs.

Esta herramienta facilitada por Google puede dar respuesta a las necesidades descritas anteriormente. Os vamos a explicar la aplicación concreta de los “Formularios”, que posibilita la creación de encuestas, gracias a las cuales podréis recopilar información mediante preguntas abiertas o cerradas, con opciones múltiples, creando escalas de valor, etc… Su multiplicidad de opciones hace de ella una herramienta interesante para preguntar y obtener resultados cualitativos, que permitirán medir variables como la satisfacción, el impacto o el grado de permeabilidad que ha tenido una actividad, el nivel de conocimientos transmitidos, etc.

¿Por qué hacer una encuesta en Google Docs?

Te presentamos algunas de sus ventajas:

- Fácilmente accesible a través de Internet.
- Reduce los costes de impresión y tabulación de los datos.
- Los resultados se descargan en múltiples formatos (Excell,CVS, pdf, etc.), de ahí su manejabilidad.
- Se necesitan mínimos conocimientos de ofimática y de herramientas web.
- Genera informes automáticos.
- Almacena la información en Internet, por lo que se puede acceder a ella desde cualquier punto con conexión y favorece el trabajo en red, al poder compartirse con distintos usuarios.
- No tiene una limitación de tiempo, es decir, la información no se elimina.
- Permite compartir el acceso al formulario y los resultados, información, etc.
- El formulario es una página web, por lo que podéis enviarlo como un hipervínculo en el cuerpo del mensaje de una mailing a vuestros usuarios. Te mostramos un ejemplo de encuesta.

Sin embargo, también encontramos algunas desventajas:

- La persona que responde a la encuesta tiene que cumplimentarla de una vez, en la misma sesión de Internet, ya que no se guardan los datos para un segundo momento.
- Se precisa acceso a Internet.
- No se pueden editar o personalizar los informes que arroja automáticamente la aplicación.
- Presenta limitaciones en el diseño del formulario (integrar logos propios, etc). Solo permite usar sus propias plantillas.

A continuación, os facilitamos un pequeño manual, que podéis descargaros, en el que se explica cómo configurar paso por paso una encuesta de estas características.

Pequeña Guía de uso de los formularios en Google