Consejos para la justificación de subvenciones

Desde SolucionesONG, publicamos semanalmente las subvenciones públicas y privadas que nos hacen llegar y que son de interés para vosotr@s. Sabemos que muchas ONG en España dependen de las subvenciones de las administraciones a las que pueden acceder, y a través de nuestro sistema de consultas, hemos podido comprobar que existen dudas persistentes respecto a la justificación de las mismas. Por ello, el objetivo de este post será aclarar ciertas cuestiones para hacer más sencilla la gestión diaria de las ONG al respecto.

Las subvenciones son instrumentos que utiliza la Administración Pública para fomentar la actividad de los particulares hacia fines considerados de interés general. Con esa actividad, la Administración atiende, de manera directa e inmediata, a lograr el progreso y el bienestar social mediante el otorgamiento de ventajas al sujeto fomentado, generándose, a su vez, una relación jurídica entre ambos, en la que la entrega del importe de la subvención no es expresión de un ánimo de liberalidad por parte de la Administración, sino que encuentra su justificación en la promoción de los fines perseguidos con la misma.

Cuando una Asociación / Fundación recibe una subvención, su obligación es rendir cuentas, lo que básicamente significa explicar en qué se gasta el dinero y de qué forma lo hace. En las subvencione, el proceso de justificación está orientado a acreditar que el beneficiario ha cumplido el gravamen que se le ha impuesto. Pues todas las personas que reciben fondos están obligados a administrarlos con transparencia y honradez y además con la carga de probar que los han empleado en las finalidades que se ordenan y de acuerdo con lo establecido en la Ley.

La Ley General de Subvenciones (Ley 28/2003, de 17 de noviembre + Real Decreto 887/2006, de 21 de julio) impone al beneficiario de la subvención dos tipos diferentes de obligación:

• - Una obligación material de cumplir el objetivo, ejecutar el proyecto o realizar la actividad.
• - Otra obligación formal dirigida aprobar que la obligación material ha sido cumplida.

Para cumplir con esta obligación, existen ciertos puntos clave que las ONG deben tener en cuenta.

1. Llevar a cabo una buena previsión de la justificación. La entidad convocante establece unas bases previas para acceder a la subvención, además de ofrecer instrucciones y guías de ayuda para hacer el proceso más sencillo. Es importante llevar a cabo una buena previsión económica y estar completamente informados antes de comenzar el proceso

2. Seguimiento continuado. Durante el desarrollo del proyecto en cuestión, todas las actividades, incidencias y recursos empleados deben quedar registradas. Es importante por ello no olvidarse de archivar / solicitar ningún documento y revisar todos los datos incluidos en facturas y otras gestiones de importancia

3. Realizar una memoria sintética, clara y con todos los datos. Puede que la propia convocatoria incluya un modelo de memoria, pero en caso de que dicho documento no exista, es importante estandarizar la información y presentarla de forma clara y concisa para evitar malentendidos.

4. Contenido de la memoria. Los elementos generales que se suelen exigir en la mayoría de memorias son: portada con los datos del proyecto; resumen del proyecto y grado de cumplimiento de objetivos; explicación del proyecto y sus dificultades; memoria económica; conclusiones argumentando el impacto, sentido y futuro del proyecto; y por último, anexos con archivos audiovisuales que complementen la presentación.

5. Contar con la ayuda de la entidad convocante. No se debe tener reparo en consultar y contactar a la entidad que lanza la convocatoria para aclarar dudas y tratar de seguir sus procedimientos y pautas a la perfección.

6. Evaluación de resultados continuada. La evaluación del proyecto debe ser un proceso transversal y paralelo al desarrollo del mismo. Es fundamental evaluar el progreso periódicamente y conocer siempre el avance respecto a los efectos del proyecto en cuestión. Para ello, es clave tener una batería de indicadores bien definidos que permitan conocer al salud de la actividad desempeñada.

7. Ser transparentes respecto a la cantidad recibida y llevar un buen control financiero. Es importante marcar límites respecto al presupuesto disponible y realizar controles periódicos de gastos. En el aspecto económico, también es importante ser honestos y transparentes, hasta el punto de abrir la posibilidad de reducir el importe percibido en caso de no tener la necesidad de consumirlo por completo (hay clausulas en las convocatorias que recogen este punto).

¡Esto es todo por nuestra parte! Sumado a estos tips, os dejamos también aquí el Manual de Instrucciones de Justificación de Subvenciones , elaborado por el Ministerio de Sanidad, Consumo y Bienestar Social.