¿Qué información debemos entregar al Ayuntamiento para que pueda ingresar el dinero correspondiente a la organización de este evento?

Hola.

Hemos realizado un evento totalmente gratuito pero para realizarlo tuvimos que comprar cosas. No tenemos socios ni ningún otro ingreso así que el Ayuntamiento de nuestra zona decidió colaborar pero antes tuvimos que adelantar nosotros el dinero.

Eso hicimos y ahora nos pide una factura para poder devolver el dinero y que especifiquemos o mandemos adjunto un escrito de Hacienda que diga que estamos exentos de IVA. Nosotros no tenemos nada de eso y además el dinero no era de la asociación, era un prestamos personal. Así que ahora no sabemos como tratar el tema, ¿Tenemos que añadirlo a nuestro libro contable a pesar de no ser un dinero de la asociación? A nosotros las facturas que nos dieron de comprar las cosas traían IVA ¿tenemos que descontarlo? ¿Valdría solo con citar la ley que exime a las asociaciones sin animo de lucro del IVA?

Gracias