¿Que aspectos hay que tener en cuenta en la organización de una cena solidaria?

1) Lo principal una buena publicidad, que tenga una difusión grande.
2) Que haya posibilidad de colaborar aunque no se vaya a la cena, que puedan pagar el cubierto y no ir.
3) Aprovechar en la cena a hacer un sorteo, pequeño rastrillo, etc. es decir, sacar un dinerillo más.
4) Al restaurante sacarle el máximo beneficio por cubierto.

Hola, Carlos Juan,

tengo justamente un documento muy práctico sobre “Cómo organizar cenas solidarias en doce pasos”. Creo que te puede ser útil. Si me escribes a mi dirección montse@arsis.org te lo envío. Es muy sencillo, pero te hará caer en detalles importantes que hay que tener en cuenta. Si tienes dudas y consultas más concretas, puedes preguntarme con más detalle.

En cuanto a la selección de público, es algo que debéis decidir en la Fundación: vuestros socios, benefactores, población en general, jóvenes??? ¿Una cena abierta al barrio? Es importante que lo sepáis de antemano; el público objetivo ha de estar definido para enfocar el tipo de acto y muchos otros detalles.

El tipo de público también vendrá determinado por la finalidad de la cena, que es quizás lo primero que deberíais decidir.

A parte de recaudar fondos, un evento así, bien llevado, os puede dar mucha publicidad y buena prensa. Así que, adelante con vuestra iniciativa.

Saludos cordiales,

Montse de Paz

Estimado Carlos Juan:

Junto con saludarte espero que pueda dar algunas recetas para organizar un evento como el que mencionas, estas son:
1.- Debes formar un equipo que se encargue de realizar las planificación de las actividades que van realizarse.
2.- Ese equipo tú como líder lo vas a coordinar, pero en lo posible no hagas trabajo operativo porque a cada uno tu le das una responsabilidad, y ellos son los encargados de presupuestar e indagar de cuáles son los recursos que necesitarán para llevar a cabo su tarea.
3.- Luego de estar todo coordinado, se realizan las invitaciones, por lo menos unos 10 días antes del evento, para que confirmen antes de la cena solidaria. De ese modo vas a trabajar en base a las personas que asistirán, pero sin dejar de lado que debes tener un plan de contingencia.
4.- Debes dejar una persona encargada de los costos y gastos, que pueda estimar el precio de la entrada.
Bueno esas son algunos de los consejos que te puedo dar por ahora.

Estimado Carlos: en relación con tu consulta, paso a exponerte lo siguiente: junto con las aportaciones que te trasladan mis compañeros/as de portal, las cuales comparto, puedo añadir a lo referido por los mismos lo siguiente: dada su gran variedad y flexibilidad, los eventos solidarios son ideales para el fin propuesto por vuestra parte, ya que los beneficios generados favorecen tanto a la organización para la que se generan los fondos, como para la marca organizadora del evento, y a los esponsors que colaboran en él, ya que contribuye a crear una imagen corporativa solidaria para todos. Ahí van algunas propuestas al efecto:
-En primer lugar, necesitaréis un grupo voluntarios/as para crear un grupo de trabajo para organizar dicha cena benéfica, no siendo necesario que todas las personas voluntarias sean del municipio donde esté vuestro domicilio social, ya que también pueden colaborar personas desde otros puntos de España.
En dicha cena solidaria podéis realizar subastas y rifas. La cena se hace mucho más amena y además es agradable ver como las personas que han puesto su confianza en vosotros se vayan con algún recuerdo.
Las personas voluntarias que se unan a esté grupo de trabajo colaborarán en:
- Contactar con empresas que quieran facilitar lotes u objetos para las subastas y rifas, como por ejemplo: productos de belleza, moda, perfumes etc.
- A las empresas colaboradoras podeis compensarla por medio de publicidad en nuestra página web, mediante mención de sus donaciones y se les facilitará una foto reflejando la entrega de su obsequio durante la cena.
- Se encargarán de buscar una sede adecuado para el acto, debiendo elegirse r un espacio de fácil acceso, con transporte público cercano, y en edificios que sigan una política medioambiental (gestión de energía, agua, etc.), así como Informar a los asistentes de las posibilidades de transporte colectivo o facilitar soluciones de transporte compartido.
- Intentaran contactar con personalidades representativas de vuestra sociedad, para difundir la imagen de vuestra fundación y los objetivos de la misma.
- Todas las ideas que se aporten deberán ser bienvenidas.
-Facilitar información antes del evento.
Aunque el objetivo principal del evento no fuera recaudar fondos, aprovecha la invitación, o crea un sitio efímero de tu evento con un apartado especial, para incluir información sobre la organización o la causa en la que tu evento contribuye, y así informar de antemano a los asistentes. Coloca el logo de vuestra Fundación junto con el propio logo del evento y el de los esponsors en toda la información que genere el evento.
-Área solidaria. Aplicable en cualquier tipo de evento, podrías crear un área en tu evento destinada a recaudar fondos para una causa determinada. Crea una decoración exclusivamente para este espacio, en un estilo que contraste con el resto del lugar, con iluminación, proyecciones, motivos. No olvides colocar señalización en varios puntos del evento para invitar al asistente a que visite “el rincón solidario”. Servir bebidas o pica-pica, y coloca personal con indumentaria con algún mensaje (por ejemplo, “Yo soy solidario, ¿y tú?”), para informar a los asistentes y animarles a participar con la causa.
.- Merchandising para recaudar fondos
Artículos de comercio justo o una camiseta divertida con el logo de vuestra entidad, o con algún mensaje o imagen relacionados con tu evento, en varias tallas, y con un toque fashion para hacerlas más atractivas … Vender merchandising es una buena vía para recaudar fondos. Recoge los datos de los asistentes que colaboren con la causa y envíales un correo electrónico agradeciendo su gesto y con información detallada sobre la organización con la que han colaborado.

.-Consumición por una causa justa
Implica a los esponsors en la causa. Si vuestro esponsor fuera una bebida, por ejemplo una marca de zumos, habilita una barra especial con los colores corporativos del esponsor o con algún rasgo distintivo de su imagen o de su logo para que los asistentes lo relacionen fácilmente con su marca. Elabora un menú de cócteles originales que se puedan combinar con la bebida de tu esponsor indicando el precio de la consumición e información sobre la organización o causa a la que van destinados los fondos que se recauden.
- Mini-exposición de arte
En el mismo lugar del evento, podrías existir una mini-exposición de objetos artísticos a base de materiales reciclados. También pueden usarse materiales (como latas, botellas, chapas…), o colores que se relacionen con los esponsors de tu evento. Una opción sería encargar los diseños a alguna escuela de diseño local. Coloca carteles informativos sobre los materiales de que están hechos los objetos y con una breve reseña del autor, así como información sobre la causa a la que se contribuye. Fija precios asequibles que inviten a los asistentes a comprar las obras de arte.
-No olvides publicitar el evento
Invita a los medios a tu evento o envía notas de prensa en las que se informe sobre la colaboración de tu evento con una causa u organización determinada. De este modo, quizás también puedes conseguir la esponsorización de algún medio local. La cobertura mediática de un evento siempre colabora en concienciar al público, así como a relacionar tu marca con una causa solidaria, y para la información de esponsors potenciales.
Un cordial saludo y mucha suerte en vuestra labor.
Rafael Pérez Castillo.
rperezcastillo@gmail.com