Nos gustaría organizar un evento para recaudar fondos ¿Qué tenemos que hacer?

Hola Mª Luisa,

Echa un vistazo a este contenido, aquí explicamos paso a paso cómo organizar un evento; y puede ser un buen comienzo :)

Si necesitas ayuda o información adicional por favor contacta conmigo!

Un abrazo

Hola Mª Luisa,

Lo primero que se me ocurre decirte es que la clave del éxito de cualquier evento es la planificación que deberéis hacer teniendo en cuenta los recursos con que contáis, que parecen ser escasos.

Dicha planificación debe partir del objetivo que pretendáis alcanzar. En vuestro caso será la recaudación de fondos, pero sería interesante que os pusiérais un objetivo concreto en cuanto al importe a recaudar y número de participantes, lo que os ayudará seguramente a elegir el tipo de evento a realizar y a valorar a posteriori el nivel de éxito de la acción que hayáis desarrollado.

Tened en cuenta que el éxito de un evento está también en cómo gestionáis la información que podéis recabar. Quiero decir que un evento es un buen escaparate para ampliar vuestra base de datos de personas que pueden colaborar con vosotros en el futuro, económicamente o de cualquier otra forma, y ayudaros a tener una base social cada vez más amplia. En ocasiones el objetivo de la recaudación de fondos no debe mirarse como algo inmediato a conseguir en el propio evento sino como una consecuencia de cómo manejéis después los contactos conseguidos. En este sentido, no olvidéis pensar en la forma en que vais a recoger los datos de los asistentes.

Tenéis que ver también el tipo de público al que os dirigís para orientar el evento hacia los gustos e intereses de ese colectivo que pretendéis atraer. Esa identificación del público (segmentación) os puede dar pistas sobre posibles patrocinadores que pudieran ayudaros económicamente a organizar el evento.

A partir de ahí, pensad en el lugar que mejor se ajuste al tipo de evento a realizar y en fechas y horarios. En este sentido, pensad también siempre en el público al que os dirigís para evitar lugares, fechas u horarios incompatibles con dicho público o de menor atractivo para ellos. Una cuestión básica en ese sentido es tratar de no coincidir con otro evento que arrastre a tu público potencial. A la hora de escoger la fecha y la hora repasad bien la agenda de eventos de vuestra localidad. En caso de que vuestro evento se trate de una conferencia, un concierto o cualquier otro acto que deba contar con la participación de terceros, lógicamente debéis cerrar la fecha con ellos antes de fijarla definitivamente.

Una vez que tengáis estas cosas más o menos decididas se trata de preparar todas las necesidades de producción y las acciones de marketing. En función del tipo de evento tendréis unas necesidades de producción u otras, pero en cualquier caso conviene hacer una buena lista de tareas y un cronograma, lo que también es válido para las acciones de marketing que decidáis realizar. En la promoción pensad en todas las herramientas on-line y off-line a vuestro alcance. Aún con pocos recursos, se puede llegar a mucha gente si se focalizan bien los esfuerzos.

Si el evento requiriera de confirmación de asistencia, pensad en un método efectivo de canalizar las reservas. Y si hubiera necesidad de protocolo, tenedlo también muy en cuenta.

Creo que éstas pueden ser las cuestiones básicas a tener en cuenta de manera general. Por el camino surgen un montón de cuestiones a resolver y ajustes que realizar y que dependerán fundamentalmente del tipo de acto que organicéis.

Espero haberte sido de algina utilidad. No dudes en contactar conmigo si quieres que comentemos alguna cuestión de forma más concreta.

Mucha suerte!!!

javier delgado

Hola María Luisa,

Coincido plenamente con lo que han dicho mis compañeros anteriormente. Lo primero de todo es ver qué queréis conseguir y cuál es la mejor forma de hacerlo. Tened muy en cuenta el tipo de asociación que sois, vuestros fines fundacionales y qué tipo de evento de adapta a vuestro ADN.

A partir de ahí, tened también muy en cuenta el público al que os queréis dirigir para hacer un evento que sea atractivo para ellos y, a partir de ahí, pensad en el evento que os gustaría teniendo en cuenta vuestros recursos, tanto económicos, como humanos y, sobre todo, el recurso más importante: vuestro talento; a veces es más importante el talento que los recursos económicos.

Tened en cuenta que ahora estamos en un periodo en el que las redes sociales juegan un papel muy importante a la hora de viralizar y de poner en marcha iniciativas, por lo que os animo también a que las exploréis.

Y a partir de ahí, los pasos serían los que os comenta más arriba Javier Delgado, que da en el clavo con todo el proceso.

En cualquier caso, si quieres, cuando tengáis más definido el tipo de evento, podéis contactar a través de otra consulta o directamente con alguno de nosotros para que os podamos seguir asesorando.

Espero vuestras noticias!

Saludos

María Delgado

GRACIAS A TODOS ME HABEIS AYUDADO MUCHO.