¿En qué documento legal aparece la figura del responsable máximo de los ficheros de datos?

Puedes contactar directamente con la Agencia de Proteccion de datos (supongo que sois una Fundacion sujeta a la normativa española)
La web de la Agencia española de proteccion de datos es:
http://www.agpd.es/

saludos

Documento legal?

Mira, la Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo, reguladora del derecho de asociación es bien clara:

art. 2.5. “La organización interna y el funcionamiento de las asociaciones deben ser democráticos, con pleno respeto al pluralismo. Serán nulos de pleno derecho los pactos, disposiciones estatutarias y acuerdos que desconozcan cualquiera de los aspectos del derecho fundamental de asociación.”

art. 14.1. “Las asociaciones han de disponer de una relación actualizada de sus asociados, llevar una contabilidad que permita obtener la imagen fiel del patrimonio, del resultado y de la situación financiera de la entidad, así como las actividades realizadas, efectuar un inventario de sus bienes y recoger en un libro las actas de las reuniones de sus órganos de gobierno y representación. Deberán llevar su contabilidad conforme a las normas específicas que les resulten de aplicación.”

Es decir, tenéis plena capacidad para decidir quién va a ser el responsable máximo del fichero. En cualquier caso, habitualmente el responsable de la custodia de libros y documentos, así como de su actualización suele ser el secretario. Pero como os decía, podéis ser creativos.

Eso sí, recorda que la LEY ORGÁNICA 15/1999, DE 13 DE DICIEMBRE, DE PROTECCIÓN DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL distingue entre:

“d) Responsable del fichero o tratamiento: Persona física o jurídica, de naturaleza pública o privada, u órgano administrativo, que decida sobre la finalidad, contenido y uso del tratamiento.”

“g) Encargado del tratamiento: La persona física o jurídica, autoridad pública, servicio o cualquier otro organismo que, solo o conjuntamente con otros, trate datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.”

Ratificando el contenido de las exposiciones de los anteriores compañeros exponerte que la Junta Directica de la Fundación, órgano que realiza la gestión inmediata de esa organización, es quién debe determinar esa persona responsable del fichero, ya sea miembro de la Junta Directiva o, porque admitiéndolo los Estatutos, se acuerde que sea una persona externa que por su cualificación se le atribuya la condición de responsable. Otro aspecto es el tratamiento de los datos de carácter personal. Hoy día hay empresas que preparan la gestión de los datos que se manejen en la Fundación, luego enseñan el manejo de la aplicación y de las obligaciones derivadas del manejo de datos de carácter personal, por lo que no sería continua la labor externa de encargado del tratamiento.