¿Cuáles son los pasos a seguir para organizar una cena benéfica?

Hola, Mamen,

aparte de los buenos consejos de mis colegas, yo te recomendaría hacer primero una buena planificación, y luego buscar uno o más mecenas para que el coste sea cero para vosotros. También podéis buscar restaurantes o empresas de catering que colaboren aportando espacio y cena gratuitamente o a precio muy bajo.

Planificación. Tenéis que tener en cuenta:

1. El motivo de la cena: dadle un nombre, título, eslogan. Una buena causa para celebrarla.

2. Los comensales: a quiénes queréis invitar o quiénes queréis que acudan. Esto determinará qué tipo de invitación haréis.

3. El lugar y la fecha. Fechas recomendables: cerca de Navidad o hacia la primavera y el verano. Son buenas épocas. Lugar: dependiendo del carácter que queráis darle a la cena y del público. Tanto si es una cena elegante de gala como una cena más popular, solidaria, cuidad: el confort, la estética y la buena comida.

4. Los aspectos logísticos, muy importante: debéis tener en cuenta cómo se hace la recepción, la organización de las mesas, el menú, el mensaje o contenido que se va a comunicar (si habrá alguna ponencia, pase de video, exposición, etc.), la animación, la música, algún otro evento ligado a la cena (subasta, baile, rifa…) la decoración, algún detalle para los asistentes, etc.

5. Los números. Haced presupuesto de todo (desde el menú hasta los gastos de comunicación, promoción, etc.) y posibles espónsors o vías de financiar la cena, ya sea con los tiquets, fila cero, rifas, donantes, etc.

6. La comunicación y publicidad. Cómo vais a comunicar el evento, envío de invitaciones, aparición en medios locales, prensa, radio, TV, etc. Hay que programar la campaña publicitaria paralelamente a la organización de la cena en sí.

Y no olvidéis cómo recaudáis los fondos obtenidos y el cobro de entradas, tiquets, etc. Todo debe estar muy organizado y controlado, en esto debéis mostrar la mayor transparencia y rigor.

Finalmente, para que la cena sea un éxito, debe de ser algo atractivo para quienes van a acudir. Pensad bien en los comensales, qué les puede gustar y qué les podéis ofrecer para que deseen asistir al evento y se animen a colaborar. Deben pasarlo bien.

Bueno, espero que estas indicaciones os sean útiles. En ARSIS hemos organizado varios eventos similares, por eso verás que son observaciones muy prácticas… ¡Buena suerte!

1) CALCULAR MAS O MENOS EL NUMERO DE PERSONAS QUE PODRIAN ASISTIR.
2) BUSCAR UN LOCAL ACORDE CON EL NUMERO DE COMENSALES. TAMBIÉN VER MUY BIEN EL TEMA ECONOMICO CON EL RESTAURANTE.
3) DARLE LA MAXIMA PUBLICIDAD Y CON TIEMPO SUFICIENTE.
4) YA QUE HACEIS LA CENA APROVECHAR PARA HACER UNA RIFA, RASTRILLO, ETC.