¿Cómo empezar a hacer un plan estratégico en nuestra fundación?

Hola Víctor,

A nivel técnico, te diría que hay varios puntos para trabajar: por un lado analizar la situación tanto interna como externa (por ejemplo haciendo un DAFO) para intentar entender cómo estáis como organización y respecto a vuestro entorno. Por otro lado (y se puede hacer en paralelo a mi entender), revisar vuestro marco de referencia: misión, visión, valores, objetivos y modelo de cambio (o cómo mis actuaciones generan los cambios sociales que persigue mi misión). Con estos dos procesos (que están interconectados) ya podréis empezar a definir líneas maestras de actuación, objetivos para cada línea, actuaciones concretas y la temporalización tanto para las actuaciones (planificación) como para los objetivos (indicadores). Esto es una manera muy-muy-muy resumida de presentarlo, por supuesto.

A nivel práctico, este suele ser un proceso largo al que se le ha de dedicar un esfuerzo interno importante, y que a veces se va demorando por la propia dinámica de la organización (el famoso día a día). Y luego cuesta mucho reemprender el proceso. En este sentido muchas veces lo más práctico es conseguir que alguien externo nos ayude: aparte de la perspectiva que nos puede aportar (y su conocimiento extra del entorno en algunos casos), para mi es esencial que aporte un calendario que nos fuerce a que el proyecto avance y acabe dentro de un límite razonable de tiempo.

Bueno, espero que esto te haya podido servir un poco de guía, si necesitas alguna ayuda más no dudes en contactar conmigo.

Un saludo,

Paul

Es importante que las personas clave (patronato, gerencia, equipos, coordinaciones) lo hablen antes de meterse en el esfuerzo. Y que aunque no todo el mundo lo tenga claro, haya confianza en que el esfuerzo que se va a hacer merece la pena. También es necesario que haya un liderazgo interno que mueva el proceso, sobre todo cuando la gente se sienta algo cansada. Otro punto es la reflexión previa sobre si la organización necesita un plan estratégico completo y “de profundidad”, o uno más suave, o simplemente hacer una reflexión “algo estratégica” sobre algunos puntos que necesita resolver colectivamente. De esta reflexión también se puede definir el método de trabjao para la elaboración y si en ese método entra o no la necesidad de una persona externa y “experta” en metodología de planificación estratégica. Esta persona puede apoyar con todo (metodología, facilitación de la reflexión y redacción), en parte (metodología y facilitación de la reflexión) o sólo en orientaciones metodológicas. Depende de varios factores: el dinero que tengáis para contratarle y las capacidades de las personas de vuestro equipo en el tema (cómo hacer un plan estratégico). En todo caso, lo hagáis internamente o con alguien de fuera, el plan es vuestro, no de la persona externa, y los contenidos deben salir fundamentalmente de vuestras reflexiones colectivas y de los análsis internos y externos. Con todo ello finalmente tendréis que hacer “el plan del plan”, es decir, los pasos y acciones para elaborar el plan. Hay muchos manuales, cada uno con un orden y estilo. Todos pueden ser válidos, hay que buscar uno que vaya con vuestro estilo y necesidad, que no os pierda por caminos farragosos y que entendáis fácilmente. Porque si encima que os vais a meter a un esfuerzo importante hay que intentar no sufrir en él. Os remito otro manual para la colección…

Hola Victor:

El plan estratégico es algo muy importante para la organización, a mi modo de ver el primer paso es que la dirección de la organización esté totalmente convencida del paso, y a partir de ahí, dado la complejidad del tema tal como puedes comprobar por los comentarios de los compañeros, os recomiendo contratar los servicios de algún experto, y al respecto analizar con detalle la metodología que os proponen y el alcance del trabajo; según mi opinión conviene que sea participativa en todas las fases con algún apoyo de tipo empoderamiento en momentos puntuales; en cuanto al alcance podría comprender incluso un acompañamiento para la implementación en las primeras fase de ejecución, mirar también algún acompañamiento en los planes operativos anuales, siempre es bueno si no estáis familiarizados con la metodología.

Saludos,

Isidro Clemente
isidro@icconsultoria.es

Hola Víctor.

Los compañeros te han dicho muchas cosas, bajo mi punto de vista muy valiosas. Pero, si sigues sin verlo claro, prueba a charlar con alguien.

Puede ser una persona de consultoría, o puede ser una persona de otra organización que haya pasado por el proceso.

Y si son varias, mejor.

Un saludo,

Miguel Pérez-Lozao Gallego
www.perezlozao.es

Hola, Víctor,

después de lo que te dicen mis compañeros, poco que añadir. Resalto que:

- el liderazgo es el fundamento: o sea, equipo directivo implicado a fondo en la planificación y en su ejecución, aunque seáis poquitos

- aunque hagáis la planificación con la ayuda de un consultor externo, reuníos en grupo y pensad muy bien a dónde queréis llegar, cuándo, cómo y de dónde partís. El mapa del camino entre el ahora y la meta es la planificación.

- una vez tengáis definida la hoja de ruta, ¡COMUNICAD! A todo vuestro equipo, y también hacia afuera, a vuestro entorno, que todo el mundo sepa qué os proponéis y cómo queréis alcanzarlo; pueden surgir ayudas y buenas ideas de donde menos lo pensáis…

- y sobre todo, que NO QUEDE EN PAPEL; lo que se planea y decide, hay que llevarlo a la práctica. Esto quiere decir que tenéis que definir claramente quién hace qué, cuándo y cómo, y quién se responsabiliza de seguir el proceso

Si quieres, te puedo pasar un esquema muy sencillo de planificación, aplicable a la entidad o a cualquier proyecto, para que os vayáis familiarizando con los conceptos.

Saludos,

Montse de Paz

Gracia por vuestras aportaciones. Son muy útiles para hacerme una idea de la magnitud de lo que sinifica planificar una estrategia y ver por donde caminar.
Un saludo.

Estimado Víctor,
Cuando tu salud está comprometida, tu recuperación depende más de la asistencia de un facultativo que de la automedicación que puedas aplicar, por más que le eches ganas a la cosa.
Del mismo modo pasa con un plan estratégico para una organización, éste no es algo que pueda hacer cualquier persona aunque ella cuente con gran sagacidad y perfecto sentido común, como ya te habrás dado cuenta.
Difícilmente lo puedas hacer solamente leyendo sobre el particular, más bien deberías tratar de hacerlo con la ayuda de un especialista o equipo de trabajo con determinada experiencia en el tema. De la estrategia que diseñes dependerá el éxito de la Fundación, al igual que tu buena salud depende de un médico idóneo.
Saludos
Oscar Calvete
ocalvete@bayresco.com

Victor:

Todas las recomendaciones y pasos que te han compartido mis compañeros te dan la luz para que tengan conocimiento del camino que hay que seguir.

Es importante que sepas que el desarrollo e implementación de un Plan Estratégico no se lleva a cabo de la noche a la mañana, requiere de varios meses (en algunos casos que empiezan de cero, son años) de desarrollo para que verdaderamente sea una Planificación que CONSOLIDE los objetivos de la Institución.

Sin embargo, dado que comentas que no tienen experiencia en el tema y que para desarrollar e implementar un Plan Estratégico se requiere de cierto conocimiento antes de iniciar cualquier acción en cuanto los tiempos, recurso humano (quien será el líder y sus responsabilidades extras), estar consientes que habrá seguramente cambios organizacionales, entre otras cosas… mi sugerencia es que se acerquen a alguna Institución que ya haya pasado por todo este Proceso y ellos les compartan la experiencia que vivieron y ustedes visualicen todas la necesidades que se van a requerir.

También hay otras posibilidades para arrancar en la preparación como:

• Acercarse a Instituciones Educativas para que por medio de Practicas Profesionales o de un proyecto específico los vayan introduciendo al Sistema de Gestión de la Calidad indispensable para la estructura solida de un Plan Estratégico.
• Analiza si entre tus voluntarios hay alguien que tenga conocimiento del tema o se dedique profesionalmente (a nivel corporativo) y los apoye a introducirse al tema y los ayude a considerar todo lo que implica una Planificación Estratégica.

Felicidades por el entusiasmo de mejorar las cosas dentro de la Institución, iniciativas como la tuya se requieren para seguir Profesionalizando la labor de las ONGS y que al pasar de los años la Misión continúe y la Institución garantice su permanencia en la comunidad.