Ley de protección de datos

Buenos días,

Si tenéis organizado un fichero (listado, base de datos excel, cualquier modalidad de almacenamiento de datos) que contenga nombres de personas físicas, y algún dato asociado a los mismso, debeééis aplicar la LOPD.

Esto implica que debéis informar al afectado (tanto trabajador, como voluntario, usuario, colaborador, etc), para lo que podéis insertar una cláusula, por ejemplo. (art 5)

además, deberéis eliminar los datos cuando dejen de ser necesarios para la finalidad sobre la que hayáis informado (art 4) y en cualquier caso deberéis inscribir el fichero en la Agencia Española de Protección de datos, (se puede hacer online, (encotraréis las explicaciones en https://www.agpd.es/index.php?idSeccion=93) según el art. 26.

Además hay que aplicar unas medidas de seguridad en consonancia con los datos que se manejen en vuestra Organización.

La explicación que remito puede facilitar el abordar el tema incialmente, pero les recomeindo que lean la Ley para concer todas las obligaciones que les atañen.

Un saludo,

Analore García Noblia

Una de las obligaciones “mínimas” de la LOPD es dar a conocer el correspondiente Documento de Seguridad (en este caso de la Asociación) entre el personal de la misma que tenga acceso a los datos aludidos en él. Siendo que a mi parecer lo ideal es que dicho Documento esté firmado por sus destinatarios, para que en caso de eventual conflicto o duda acerca de si se divulgó o no entre el personal de la Asociación, valga a tales efectos la firma del mismo.
La mejor manera de prevenir posibles sanciones para la Asociación es que ésta pueda derivar la responsabilidad por infracción de la LOPD hacia el voluntario que cometa una infracción, pero siempre que éste permanezca en todo momento informado sobre la política de protección de datos. Por tanto, lo aconsejable para asegurarse de que todos los voluntarios conocen esta política y comprometerles a su cumplimiento es: redactar un Documento en el que figuren los procedimientos para el tratamiento de los datos; las medidas de seguridad establecidas indicando que son de obligado cumplimiento; las autorizaciones que le afectan para el acceso a los datos, así como las consecuencias de no cumplir con lo estipulado en el Documento, que deberán firmar como prueba de conformidad.
En definitiva, es aconsejable formar (en cuanto a sus obligaciones) a los voluntarios y/o trabajadores de la Asociación que tengan acceso a los datos de carácter personal, haciéndoles firmar una cláusula que acredite que conocen la Ley.
…
Todas las Asociaciones tienen y manejan los datos personales de los soci@s y/o voluntarios, por lo que siempre habrá que tener en cuenta es que este tipo de datos han de ser de interés para la finalidad de la entidad.
En este supuesto que se plantea, hace falta comunicarles que incluiremos sus datos, por seguridad, en un fichero registrado por la Agencia de Protección de Datos, que no serán utilizadas para otra finalidad que no sea la explicitada y que sí lo desean tienen derecho a eliminar y/o modificar sus datos.
Un fichero típico de una Asociación es el de los trabajadores (cuando los hay) y/o el de los voluntarios y de acuerdo con la definición de datos que establece la LOPD, un dato de carácter personal es “cualquier información concerniente a personas físicas identificadas o identificables”.
Por lo tanto, los datos de carácter personal de trabajadores y voluntarios que toda ASOCIACIÓN vaya recabando para el mantenimiento de esa relación laboral que les une son datos protegidos por la LOPD.
Por otro lado, los ficheros relativos a voluntarios o trabajadores contendrán algunos campos iguales (los referidos a datos identificativos) y otros diferentes, siendo además que cada uno de ellos cumple con unas finalidades distintas, por lo que entiendo que es recomendable que para su mejor identificación, se inscriban de forma individual en la AGPD.
También es más que probable que se recojan datos de personas que no siendo socias estén interesadas en recibir información de las actividades que se puedan llevar a cabo por la Asociación. En este caso habría que archivar la autorización que realicen estas personas para recibir información de la Asociación, y sólo eliminarla cuando se reciba una notificación para darse de baja.