¿Cuándo y dónde han de presentarse los libros contables (diario e inventarios y balances) y las cuentas anuales?

La siguiente respuesta NO es aplicable a la Fundaciones ni a las entidades de Utilidad Pública.

Asociaciones con actividades económicas, no declaradas de Utilidad Pública

A partir del 26 de mayo de 2.002, las obligaciones contables de las Asociaciones quedan establecidas en el artículo 14 de la Ley Orgánica 1/2002, reguladora del Derecho de Asociación, en el que se, entre otras cosas se establece que “las asociaciones han de llevar una contabilidad que permita obtener la imagen fiel del patrimonio, del resultado y de la situación financiera de la entidad, .... 3. Las cuentas de la asociación se aprobarán anualmente por la Asamblea General.”
Esto significa que, a falta de un reglamento que lo aclare, todas las Asociaciones deberán llevar una Contabilidad por partida doble y Analítica, para poder cumplir con lo establecido en el párrafo anterior.
Además, al realizar actividades económicas y quedar reconocido como tal al darse de alta la Asociación en el IAE, quedará sujeta a lo dispuesto en el Código de Comercio, que al respecto establece en su art 2 “los actos de comercio, sean o no comerciantes los que los ejecuten, y estén o no especificados en este Código, se regirán por las disposiciones contenidas en él…”
Y por tanto, habrá de cumplir con el art 25 “Todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. Llevará necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales, un libro de Inventarios y Cuentas anuales y otro Diario…”
Y lo establecido en el art 27 “los empresarios presentarán los libros que obligatoriamente deben llevar en el Registro Mercantil del lugar donde tuvieren su domicilio, para que antes de su utilización, se ponga en el primer folio de cada uno diligencia de los que tuviere el libro y, en todas las hojas de cada libro, el sello del Registro… 2. Será válida, sin embargo, la realización de asientos y anotaciones por cualquier procedimiento idóneo sobre hojas que después habrán de ser encuadernadas correlativamente para formar los libros obligatorios, los cuales serán legalizados antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio.
Dado que existen unas Normas de Adaptación del Plan General de Contabilidad y Normas de Información Presupuestarias de Entidades sin Fines Lucrativos específicas para este tipo de entidades, el Código de comercio obliga a aplicar este plan sectorial llevando la contabilidad por partida doble, sin embargo no serían obligatorias las normas relativas a la información presupuestaria, aunque sería recomendable que la contabilidad se llevara de forma analítica y se elaborara y liquidara el presupuesto.
No existe obligación de presentar los Libros (Diario y de Inventarios y Balances) en ningún sitio, aunque siempre resulta recomendable presentar las Cuentas Anuales de cada ejercicio (en los primeros 6 meses del ejercicio siguiente) en el Registro Nacional de Asociaciones, donde ha de estar inscrita la asociación o en el Registro de Asociaciones existente en cada CCAA.

Asociaciones sin actividades económicas, no declaradas de utilidad pública
En este caso sería aplicable todo lo manifestado en el punto anterior excepto lo referente al Código de Comercio y a la legalización de los Libros y registro de las Cuentas Anuales en el Registro Mercantil.

Los libros contables hay que presentarlos antes del 30 de Abril y las cuentas anuales antes del 30 de Julio. Ambas cosas se presentan en el Registro Mercantil.

Las Asociaciones declaradas de Utilidad Pública, vienen obligadas por las Normas de Adaptación del Plan General de Contabilidad y Normas de Información Presupuestarias de Entidades sin Fines Lucrativos a llevar la contabilidad por partida doble de acuerdo con esas normas y a presentar las cuentas según establece el artículo 34 de la Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociación y el artículo 5 del R.D. 1786/1998, de 19 de julio sobre procedimientos relativos a Asociaciones de Utilidad Pública:

Artículo 34. Obligaciones de las asociaciones de utilidad pública.
Las asociaciones de utilidad pública deberán rendir las cuentas anuales del ejercicio anterior en el plazo de los seis meses siguientes a su finalización, y presentar una memoria descriptiva de las actividades realizadas durante el mismo ante el organismo encargado de verificar su constitución y de efectuar su inscripción en el Registro correspondiente, en el que quedarán depositadas. Dichas cuentas anuales deben expresar la imagen fiel del patrimonio, de los resultados y de la situación financiera, así como el origen, cuantía, destino y aplicación de los ingresos públicos percibidos

Artículo 5. Procedimientos relativos a la rendición anual de cuentas.
1. Las entidades declaradas de utilidad pública deberán presentar o remitir, antes del día 1 de julio de cada año, al Ministerio del Interior, o a la Comunidad Autónoma, entidad u organismo público que hubiese verificado su constitución y autorizado su inscripción en el registro correspondiente:
1.º El balance de situación y la cuenta de resultados, en los que consten de modo claro la situación económica, financiera y patrimonial de la entidad.
2.º Una memoria expresiva de las actividades asociativas y de la gestión económica, incluyendo el cuadro de financiación, y reflejando el grado de cumplimiento de los fines asociativos.
3.º La liquidación del presupuesto de ingresos y gastos del año anterior.
2. Los documentos a que se refiere el apartado anterior se ajustarán a lo que determinen las normas de adaptación del Plan General de Contabilidad a las entidades sin fines lucrativos.
3. El Ministerio del Interior, la Comunidad Autónoma, o la entidad u organismo público correspondiente, examinarán la documentación presentada, interesando, en su caso, la aportación de los informes, datos o documentos complementarios que sean pertinentes sobre dicha documentación, en relación con las actividades realizadas en cumplimiento de sus fines.
4. Una vez examinada y comprobada su adecuación a la normativa vigente, se acordará el depósito de las cuentas en los registros públicos correspondientes, a efectos de constancia y publicidad, notificándolo a la entidad interesada, y comunicándolo al Ministerio de Economía y Hacienda. En caso contrario, se acordará proceder en la forma prevista en el artículo siguiente.
5. Las Comunidades Autónomas, entidades u organismos públicos competentes a que se refieren los apartados anteriores comunicarán al Ministerio del Interior si se ha cumplido o no por las entidades declaradas de utilidad pública lo dispuesto en el presente artículo.”