Quisiera saber que ha de contener el asiento de apertura de una asociación.

Estimado Ricard:

Como ya sabes el asiento de apertura es el primer asiento que se hace en contabilidad y se realiza al iniciarse las actividades o al inicio del ejercicio económico y se formará cargando las cuentas de Activo del Balance y abonando las de Pasivo.

Adaptando lo que se señala en la página www.gabilos.com al mundo de las asociaciones, desde el punto de vista práctico a la hora de realizar el asiento de apertura pueden darse los siguientes casos:

1. Que la asociación no existiese anteriormente (se constituye una asociación nueva) y por tanto no hay balance inicial. En estos casos el asiento de apertura es muy sencillo pues suele ser Caja o bancos (por las aportaciones de los socios) a capital.

2. La asociación ya existe y estamos llevando nosotros mismos la contabilidad con un sistema informático. En este caso tampoco hay problema, pues al realizar el cierre los programas informáticos hacen de forma automática el asiento de apertura.

3. La asociación ya existiese pero está llevando la contabilidad otra persona y nos pasa el balance de sumas y saldos (los saldos de todas las cuentas) al 31 de diciembre. Aquí ya tendrá más trabajo, pues lo primero de todo debe crear todas las cuentas que existen y luego realizar el asiento de apertura.

Es necesario tener una ficha de cada cliente, de cada máquina, etc. (el balance de sumas y saldos debe venir detallado de este modo) de forma que no es suficiente crear clientes en su conjunto sino que habría que detallar uno a uno con su saldo de apertura. Lo mismo con las demás cuentas.

Este asiento de apertura, cuando existen muchas cuentas (puede haber varios cientos o miles de cuentas), suele ser muy difícil de cuadrar, además de la dificultad práctica y de tiempo de hacer un asiento de este tamaño.

Para solucionar este tema, algunos programas están preparados para enfocarlo de otro modo. Por ejemplo, hay programas que permiten ir creando las cuentas con sus saldos iniciales (al crear los códigos de clientes, proveedores, etc. el sistema ya sabe si son de activo o de pasivo) y una vez introducidos se pulsa el botón “realizar asiento de apertura” y se hace solo. Si las sumas del debe y el haber no están cuadradas el sistema lo detecta y deberemos ver que saldo está mal y corregirlo.

4. Por ultimo, lo más difícil de todo para realizar un asiento de apertura, es que una asociación encargue a alguien que le lleve la contabilidad y le diga que no tiene nada de nada. Es decir, que deba partir de cero pero con el gran problema de que es una entidad que ya está funcionando y por tanto ha realizado compras, tiene movimientos bancarios, le deben dinero sus clientes, etc.

En estos casos, además de contable hay que ser “investigador”, pues deberemos hacer lo que se denomina un balance inventario y valorarlo. A partir de aquí ya se podrá realizar el asiento de apertura.

Un cordial saludo.