Gestión de proyectos de acción social

1. Qué es un proyecto

Podríamos definir un proyecto como el trayecto que recorremos desde que queremos llevar a la práctica una idea hasta que la damos por terminada.

Normalmente se plasma en papel para que todos tengamos una referencia de esta idea. Sería como el mapa de carreteras que nos indica cómo llegar a nuestro destino. Aunque el plano no nos lleva en sí mismo, es indispensable contar con uno si queremos llegar a un sitio que no conocemos. Lo podemos enseñar a otros que nos indican mejores caminos, atajos, problemas, etc.

El realizar un proyecto nos ayuda a planificar, a pensar en lo que vamos a realizar y en cómo nos planteamos conseguir esa idea que tenemos. Porque tenemos claro lo que queremos hacer, ¿verdad?.

2. Algunos aspectos que conviene analizar antes de desarrollar el proyecto

2.1. La razón de ser del proyecto. Argumentación

Pues no. Como en la vida misma, muchas cosas de las que hacemos las realizamos sin tener muy claro qué queremos conseguir. Esto para un proyecto es nefasto. Nuestra organización tiene un objetivo, y para cumplirlo tenemos que llevar a cabo proyectos que estén relacionados con dicho fin. Y no al revés. No podemos crear un proyecto y luego ver cómo lo encajamos en los objetivos de la organización. Eso no. Aunque tengamos la posibilidad de que con ese proyecto recibamos un dinero eso es pan para hoy y hambre para mañana, que genera una relación corrupta de lo que llamamos ‘captación de fondos’.

Los buenos proyectos no están hechos para captar fondos, sino para conseguir objetivos que proporcionen vida a la organización. Otra cosa es que un buen proyecto tenga muchas posibilidades de atraer fondos.

2.2. Encuadre dentro de la organización. Oportunidad

Todo proyecto tiene que contar con un entorno que favorezca su aparición, de manera que sea oportuno realizarlo en el momento de empezarlo. No hemos de pecar de ingenuos creyendo que un proyecto planteado para mejorar una situación social es la condición que hace que dicho proyecto se lleve a cabo. La realidad no es así. Es condición necesaria, pero no suficiente.

Hemos de encontrar las situaciones que ayuden a que el proyecto salga adelante. Una junta directiva favorable, facilidades en el terreno para ejecutar el proyecto, políticas públicas sociales acordes con la idea del proyecto, corrientes de opinión o participación social sensibilizadas, una ayuda económica inesperada, etc.

2.3. Posibilidades de empezar y finalizar el proyecto. Factibilidad

Puede que incluso si contamos con un entorno favorable para llevar a cabo el proyecto, no podamos realizarlo porque no tengamos los recursos necesarios para continuarlo y mantenerlo. Podemos contar con el suficiente número de personas para llevarlo a cabo pero no tengamos dinero, etc.

Para saber si un proyecto es factible, es decir, que tiene probabilidades de llevarse a cabo, es necesario plantearse en primer lugar, si este proyecto soluciona un problema que nuestra organización reconoce. Y si es así valorar si es acorde con los objetivos de nuestra organización: si es pertinente. Esto nos ayudará a saber si el proyecto nos corresponde realizarlo a nosotros y que la hacerlo no generamos otros problemas.

Después debemos valorar tanto los beneficios como los costes económicos, personales, de recursos, de ejecución, etc. de este proyecto. Esto nos dará una idea de lo que podemos invertir y recibir durante la ejecución del proyecto.

Otra cuestión importante es si este proyecto es compatible con la ‘cultura’ de la organización. Si el proyecto debe utilizar tecnologías que no tenemos (o que los miembros de la organización no saben utilizar) tiene menos posibilidades de salir adelante. De igual manera podemos pensar de los recursos personales o materiales, de la ideología de los miembros de la organización, de las formas de actuar de la misma, etc.

También es importante pensar en la posibilidad de que el proyecto fracase, que no llegue a dar el fruto deseado, así como de las consecuencias negativas que puede tener este fracaso. ¿Nos dejará sin recursos para seguir con el resto de las actividades?, ¿ supondrá algún problema de carácter legal o político?, ¿las personas usuarias del proyecto sufrirán algún daño o perjuicio que no hubieran tenido de haberse llevado a cabo?.

3. Estructura básica de un proyecto

3.1. Informe preliminar del proyecto

Es importante tener un resumen en una o dos hojas que señale los datos más importantes del proyecto para que todos, independientemente de su implicación en el proyecto, puedan tener una idea general del mismo. Igualmente es una buena carta de presentación hacia las personas que no están en la organización.

Este mismo informe se puede presentar de diversas formas (folio, tríptico, hoja informativa, etc.). Lo importante es que se de a conocer a las personas o entidades a las que les puede interesar nuestro proyecto.

3.2. Quién lo hace. Presentación

Cuando alguien nos conoce por primera vez, lo primero que hacemos es presentarnos, para que el interlocutor tenga algunos datos básicos para conocernos y re-conocernos. Igual pasa con nuestro proyecto. Es muy conveniente presentarnos, cuál es nuestro nombre, qué hacemos, por qué, nuestras actividades, así como otros datos que consideremos importantes, desde el tiempo que llevamos funcionando, cuántos somos, a cuántos representamos, historia de la organización (proyectos anteriores, éxitos, etcétera), hasta documentos sobre publicaciones, noticias de prensa, etc)

Igualmente importante es señalar lo que la entidad está dispuesta a implicarse en el proyecto, a través de indicadores como los recursos que derivamos a este proyecto (recursos humanos, materiales, económicos, etc) o su posición dentro de la planificación estratégica u operativa de la organización.

3.3. Por qué se hace. Fundamentación

Este apartado del proyecto consiste en identificar el problema que queremos modificar, aportando datos tales como la realidad social y cultural del lugar donde se va a desarrollar el proyecto, las características socioeconómicas de los destinatarios, estudios de población, etcétera, así como los problemas que queremos ver resueltos a través de las actividades de nuestro proyecto.

También es necesario justificar la necesidad del proyecto que queremos realizar, así como las razones que nos han llevado a plantearlo.

3.4. Dónde lo hacemos. Localización

Es importante determinar el espacio (o espacios) donde se va a realizar el conjunto del proyecto y las actividades incluidas en él.

3.5. Para quién. Destinatarios

Son las personas que serán favorecidos por los efectos producidos por la realización del proyecto. Como norma general, se señalan dos grupos de beneficiarios:

• Beneficiarios directos. Los que reciben directamente los efectos de la acción del proyecto (por ejemplo un curso de formación para monitores de un club de tiempo libre).
• Beneficiarios indirectos. Los que reciben de forma indirecta los efectos de la acción del proyecto (los socios del club de tiempo libre que disfrutan de las actividades realizadas por los monitores de tiempo libre formados por el curso).

3.6. Para conseguir qué. Objetivos

Los objetivos sirven para indicarnos el destino del proyecto, lo que queremos conseguir con él. Es el elemento fundamental de un proyecto. Una buena formulación de los objetivos, tanto de los generales como de los específicos, facilita enormemente la realización del resto del proyecto, y denota un trabajo bien hecho en la realización del proyecto. En definitiva, es clave definir lo mejor posible los objetivos para que el proyecto tenga la calidad.

Normalmente se distinguen dos tipos de objetivos. Por un lado los generales, que suele ser uno sólo, que viene a ser lo que queremos conseguir, la finalidad última del proyecto. Por otro lado están los objetivos específicos.

3.7. Cómo conseguirlo. Metodología y actividades

Lo que hace que un proyecto se cumpla son las diversas actividades que nos planteamos para conseguir los objetivos propuestos. Para ello lo primero que tenemos que hacer es seleccionar la metodología y las técnicas que vamos a emplear para desarrollar nuestro proyecto. Por otro lado, tendremos que diseñar las diversas actividades que ejecutaremos siguiendo la metodología elegida a través de las técnicas elegidas para cada una de las actividades.

Esto que escrito suena fácil, es una tarea complicada, ya que existen diversas metodologías y multitud de técnicas para elegir, todas ellas válidas. Valorar cuál es la que mejor se adapta a nuestro proyecto, planificar su ejecución, dotarlas de los recursos necesarios en los momentos oportunos, etcétera, no es fácil y tendremos que invertir mucho tiempo para diseñar sólidamente esta parte del proyecto.

3.8 Cuándo lo hacemos. Temporalización

Es uno de los aspectos que determina el éxito o fracaso de un buen proyecto. Tenemos definido los objetivos de manera clara y precisa, contamos con los recursos y apoyos necesarios para llevarlos a cabo, etc. Esto no nos sirve de nada si no contamos con una planificación de la duración de cada una de las fases del proyecto. Sólo así podremos saber si los plazos se están cumpliendo, las modificaciones que debemos realizar, etcétera.

Una herramienta útil y sencilla para elaborar un planificación de actividades es el Cronograma o diagrama de Gantt.

3.9. Con quién contamos para hacerlo. Recursos humanos

Cuando elaboramos un proyecto hemos de tener en cuenta las personas que van a participar en él, que cualificación profesional o personal tendrán que tener, las funciones que van a realizar y los momentos en los que van a realizar dichas funciones. Igualmente será necesario realizar un organigrama funcional, las distribución de las cargas de trabajo, las remuneraciones (si las hubiera), la formación necesaria, etcétera.

3.10. Con qué contamos para hacerlo. Recursos materiales

También hemos de tener en cuenta lo que vamos a utilizar para ejecutar nuestro proyecto. Herramientas, equipos informáticos, vehículos, edificaciones, Igualmente hemos de señalar aquí las tecnologías que vamos a utilizar.

3.11. Cuánto nos va a costar. Recursos económicos. Presupuesto

Todo proyecto supone gastos. Hemos de saber, de antemano, qué dinero necesitamos y con qué dinero contamos, hacer una previsión de los ingresos y gastos y adecuar nuestros recursos económicos con las actividades que realizamos. Para ello es importante realizar dos cosas. Por un lado presentar un buen presupuesto y por otro realizar un calendario financiero que nos permita saber qué nos vamos a gastar en cada momento para poder adecuar nuestra economía a la demanda del proyecto en cada una de sus fases.

Existen muchos modos de realizar presupuestos. Los apuntes más generales pueden ser: personal, dietas, locales, materiales y equipos, gastos de administración, beneficios generados e imprevistos.

También tendremos que determinar cómo lo vamos a pagar: partidas internas, subvenciones y ayudas.

3.12. Cómo saber si lo hemos hecho bien. Evaluación

Nos permite comprobar con datos objetivos o factibles el grado de consecución de nuestros objetivos. Nos servirán para medir, evaluar o mostrar nuestro progreso, y realizar los cambios oportunos para adecuarnos a nuestros objetivos.

Para ello, debemos antes de empezar la ejecución del proyecto, elaborar una serie de indicadores de evaluación que nos permitan, de forma fiable, conocer cómo está funcionando nuestro proyecto.

3.13. Para la posteridad. La memoria

Es conveniente dejar constancia del trabajo que hemos realizado. Una vez terminado un proyecto, es común darlo por finalizado sin realizar una valoración escrita del mismo. De esta forma estamos negando a nuestra organización una información que le puede ser útil en el futuro cuando se plantee un proyecto similar.

4. Informática y gestión de proyectos

Existen herramientas informáticas que nos ayudan a optimizar nuestro trabajo en la gestión de proyectos. Una de las más utilizadas es la de Microsoft Proyect. Pero no siempre es factible utilizarla debido al elevado precio que supone adquirirlo.

5. Documentos básicos para ejecutar un proyecto

5.1. Cuestionario de viabilidad

5.2. Informe Preliminar

5.3. Modelo de Cronograma