Gestor de contactos y relaciones (CRM): ¿qué es y para qué sirve?

¿Sabes que es un gestor de contactos y relaciones (CRM)? ¡Echa un vistazo a este post de Masticable y resuelve todas tus dudas!

Fuente: Masticable

Autor: Olways

Qué es

Un gestor de contactos y relaciones de entidades y empresas (CRM) va mucho más de una agenda… te permite conocer y gestionar mejor las relaciones que desarrollas y mantienes en tu organización con los contactos: voluntariado, personas en plantilla, donantes, medios de comunicación, personas a las que atendéis, simpatizantes, empresas proveedoras, personas suscritas a un boletín (o más), etc.

Sus siglas son CRM, que en inglés corresponden a “Customer Relationship Management”.

Piensa… ¿cuántas bases de datos diferentes tiene tu organización? Si son muchas y son caóticas, esta herramienta puede serte útil.

¿Le mandamos los carteles a esta entidad? ¿Cuál es el último trabajo que le pedimos a tal proveedor? ¿Estamos saturando a tal contacto con muchos mensajes? A veces no sólo necesitas recordar a la persona: sería interesante recordar rápidamente y con pocos clicks la relación que habéis mantenido con ella… ¡un histórico!

Cuando cada persona en la entidad tiene una base de datos y, para mantenerlas actualizadas, tendríais que avisar de los cambios para que todas actualicéis ese nuevo teléfono o esa dirección. Poco práctico, ¿no?

Para qué sirve

Un gestor así permite…

- Guardar online tus bases de datos, así poder acceder desde diferentes localizaciones
- Clasificar tus contactos con los criterios que elijas: edad, género, intereses, región, etc… y realizar búsquedas segmentando con estos criterios
- Asignar tareas (enviar mensaje, llamar, enviar material, realizar seguimiento, reunión, etc.) por contactos e incluso programarlas
- Anotar un histórico de las acciones y reacciones de cada contacto
- Que se organicen varias bases de datos de una forma coherente. Se pueden agrupar los contactos: por un lado los medios de comunicación, por otro donantes, etc.
- Que se trabaje en las bases de datos de forma colaborativa: los datos que una persona introduce o actualiza, le aparecen también al resto
- Administrar inscripciones a eventos online
- Gestionar pagos y donativos online y offline
- Gestionar firmas online
- A menudo, es posible incorporarlos a nuestra web y sincronizarlos de manera que los formularios de firmas online o de suscripción a boletines de la web comuniquen directamente con la base de datos del gestor de contactos y relaciones

Cómo utilizarlos

Existen gestores de este tipo que puedes usar directamente online y, los que recomendamos, instalables en el servidor de tu organización (si disponéis de uno). Así los datos estarán online, pero en principio están en un espacio de vuestra propiedad.

- CiviCRM. Nuestra preferida, por ser de software libre, gratuita y pensada para organizaciones sociales. Seguro que hacemos un artículo sólo sobre él :D
- SinergiaCRM. También estamos atentas a este proyecto, lanzado por Jaume Albaigès y Pedro Álvarez ;)
- SugarCRM
- SalesForce
- KarmaCRM. Muy sencillo. Tiene una cuenta gratuita, en la que no hace falta instalación con un límite de 300 contactos. Puede ser interesante echarle un vistazo para probarlo
- Hipergat CRM. También de software libre

Este tipo de gestores son muy útiles y os los recomendamos, pero tenéis que tener en cuenta que, implementar una herramienta así, trae consigo cambios en la organización del trabajo. Posiblemente, al principio, suponga mucho trabajo: pero luego, usándolo correctamente, encontraremos muchos beneficios y ahorraremos tiempo.

Si decidimos instalar uno, tendremos que valorar el coste de que una persona lo instale y configure y también la necesidad de realizar una formación y una guía de uso para que exista cierta coherencia a la hora de introducir, actualizar y estructurar los datos.

Una recomendación más: sería útil entender una decisión así como un proyecto más de la organización, no como un capricho, sino como una manera de agilizar y estructurar el trabajo diario.

La imagen es de Xoan Baltar en Flickr