Obligaciones contables de asociaciones ¡Toma nota!

Si tienes dudas sobre la presentación de libros contables y cuentas anuales ¡No te pierdas este post! Te contamos todo lo que debes tener en cuenta para llevar adecuadamente la contabilidad en tu asociación.

No es estrictamente obligatoria la presentación de los libros contables y cuentas anuales, es decir, la cuenta de resultados, balance y memoria, salvo que así lo dispongan los propios estatutos de la asociación o se trate de entidades de Utilidad Pública acogidas a la Ley 49/2002. Es recomendable para dar una imagen estable de cara a terceros, miembros y asociados. Mientras que si es obligatoria la llevanza de los libros de socios y actas.

Las asociaciones deberán llevar al día el Libro de Actas, el Libro de Socios y los Libros de Contabilidad, los cuales se legalizarán en el Registro Mercantil correspondiente o también ante notario. Los Libros se pueden comprar en papelerías, viniendo ya preparados para legalizarlos directamente en el registro. No obstante, también es posible llevar estos libros de manera informatizada, como por ejemplo con el programa ContaPlus.

Los Libros recogen los datos esenciales de la existencia de la asociación, y son el referente legal ante terceros y ante los propios socios, de los acuerdos, composición, origen y destino de los recursos económicos de la asociación, de ahí deriva la importancia de tener los Libros al día.

- Libro de actas: Es un libro de hojas numeradas, donde se recogen las sesiones de los órganos de gobierno, con a los acuerdos adoptados. La ordenación en el Libro será cronológica, y en el caso de que se deje alguna hoja o parte de ella sin escribir, se anulará para prevenir anotaciones que no respondan al desarrollo de las sesiones.

Los datos que debe contener cada acta son:

• Órgano que se reúne.
• Fecha, hora y lugar de la reunión.
• Número de convocatoria (Primera o Segunda).
• Asistentes (Datos nominales o numéricos).
• Orden del día.
• Desarrollo de la reunión con los principales argumentos ligados a las personas que los defienden.
• Acuerdos adoptados.
• Sistema de adopción de los acuerdos y resultados numéricos.
• Firma de el/la Secretario/a y VºBº del Presidente/a Las actas se deben recoger durante el desarrollo de las sesiones y presentarse en la siguiente reunión del órgano en cuestión para su aprobación, por lo que, normalmente, el primer punto del orden del día consiste en la lectura y aprobación del acta de la reunión anterior.

- Libro de socios: Es un registro de las altas y bajas de socios que se van produciendo en la asociación. Es más sencillo llevar el control del Libro de manera informática, imprimiendo cada vez que se tenga completa una nueva hoja, en los folios legalizados por el Registro.

- Libros de contabilidad: Según se establece en el Artículo 14 de la Ley 1/2002, de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociación, la necesidad de llevar por parte de todas las asociaciones de llevar una “... contabilidad que permita obtener la imagen fiel del patrimonio, del resultado y de la situación financiera de la entidad, así como las actividades realizadas, efectuar un inventario de sus bienes…”, es decir, una contabilidad por partida doble y Analítica.

• Contabilidad por partida doble: En ella se apuntan todos los movimientos económicos que se producen en la asociación, haya o no haya movimiento monetario. Con este sistema de contabilidad, diferenciamos entre gastos e inversiones, obligándonos a amortizar las inversiones, sí llevaremos control de lo que debemos y nos deben, y sí sabremos el valor de nuestra entidad en todo momento. Por el contrario complica la tarea de contabilizar los movimientos económicos de la entidad. Cuando se utiliza este tipo de contabilidad, se dice que seguimos el criterio de devengo, porque apuntamos los gastos e ingresos cuando nacen los derechos y obligaciones, al margen de cuando se dé el pago o el cobro.

• Contabilidad analítica: Es la contabilidad ordenada con el criterio de la naturaleza del gasto o ingreso o el tipo de movimiento económico en general, pero también con el criterio de las distintas actividades o proyectos que desarrollemos en la entidad. Con este sistema podremos saber los gastos e ingresos de cada uno de los proyectos o actividades que desarrolle nuestra entidad.

A continuación detallamos los principales trámites y sus respectivas fechas de las obligaciones contables:

- Elaboración de las Cuentas Anuales del ejercicio X-1

El plazo transcurre hasta el 31/03 o máximo tres meses después del cierre del ejercicio si este es distinto al 31/12.

- Elaboración y presentación a la Asamblea de los libros oficiales del ejercicio X-1

El plazo se dispone hasta el 30/04 o un mes después de elaborar las cuentas anuales

- Aprobación de las Cuentas Anuales del ejercicio X-1

Hasta el 30 de Junio o máximo tres meses después de elaborar las cuentas anuales.

- Presentación de las cuentas anuales

Las asociaciones de utilidad pública deberán rendir las cuentas anuales del ejercicio anterior en el plazo de los seis meses siguientes a su finalización, y presentar una memoria descriptiva de las actividades realizadas durante el mismo ante el organismo encargado de verificar su constitución y de efectuar su inscripción en el Registro correspondiente.

- Presentación AEAT memoria Fiscal. (Solo en los casos en los que la Asociación esté acogida a la Ley 49/2002)

Con carácter general hasta el 25/07 si el ejercicio finaliza el 31/12. Se hará coincidir con la presentación del Impuesto de Sociedades.

- Presentación Plan de Actuación para el ejercicio X+1 en el Òrgano de supervisión correspondiente (Solo Utilidad Pública)

Se presentará en cualquier fecha durante el último trimestre del año.

Deberemos de tener en cuenta, en caso de que la entidad esté obligada a auditar sus cuentas anuales que:

- En Marzo, se pondrán a disposición de los auditores como mínimo 3 meses antes de la fecha prevista de su aprobación.

- En Junio, se deberá aprobar junto con las cuentas anuales el informe de auditoría.

- En Julio, se llevará a cabo la presentación de las cuentas anuales y se hará con el preceptivo informe de los auditores.

¿Tienes alguna duda sobre este tema? Recuerda que puedes enviar todas tus consultas contables a nuestro Equipo Asesor ¡Las resolverá!

La imagen es de Aux Contabilidad en Flickr